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Lunes 01 de Septiembre de 2014

Certificados de retención en la fuente son obligatorios

Cuándo y de qué manera se entiende cumplida la obligación formal de expedir los certificados de retención en la fuente, diferentes a pagos laborales, correspondientes al impuesto sobre la renta e impuesto sobre las ventas?

Los agentes de retención se encuentran en la obligación de expedir anual y/o bimestralmente según el caso, los certificados de retención en la fuente a todos aquellos terceros a los cuales se les retuvo durante el respectivo periodo con el lleno de los requisitos y dentro de las fechas establecidas para ello, de conformidad con lo señalado en el Artículo 381 del Estatuto Tributario, Artículo 7 del Decreto 380 de 1996, Artículo 23 del Decreto 522 de 2003 y Artículos 31 y 33 del Decreto 4680 de 2008.

Acerca de la expedición de certificados de retención, el Consejo de Estado, en Sentencia 15762 de octubre 30 de 2008 Héctor J. Romero Díaz, manifestó que para que se entendiera satisfecha la obligación de expedir oportunamente los certificados de retención en la fuente, por concepto distinto a los laborales, "el agente retenedor debe tener almacenada la información en los computadores o en medios magnéticos y a disposición de los sujetos de retención oportunamente".

Precisó el Consejo de Estado en la sentencia en comento que, en el último día del plazo para expedir los respectivos certificados, la información no solo debe estar almacenada "sino lista para ser entregada a los interesados, independientemente de que los mismos pidan o no la impresión de los certificados".

En caso que los sujetos de retención soliciten tardíamente la entrega de los certificados, la expedición de los mismos se considera oportuna, si la información estuvo disponible a tiempo, pues, la obligación de expedir oportunamente los certificados de retención en la fuente por los conceptos distintos a los laborales, no implica la de entregar los certificados, por lo que la entrega de los documentos sólo procede cuando los sujetos de retención lo solicitan.

Es importante señalar que corresponde al agente retenedor probar que expidió oportunamente los certificados de retención, para lo cual debe demostrar no sólo la fecha en que almacenó la información, sino el momento en que se puso la misma a disposición de los sujetos de retención.

En el mismo sentido se había pronunciado la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del Concepto 105489 de diciembre 24 de 2007, en el cual señaló:

"..., la disposición hace referencia a la elaboración del documento únicamente, sin que de ello derive la obligación para el agente retenedor de enviarlo a las personas a quienes se les haya efectuado la retención...", por tanto, la generación de los archivos y su conservación en medios electrónicos o magnéticos de los certificados (con excepción de los expedidos por ingresos laborales), con el cumplimiento de los requisitos legales, por parte de los agentes de retención, para ser entregados a los interesados dentro de la oportunidad legal satisface la obligación de expedirlos, conforme se pronunció este despacho en el concepto Nº 048469 de 2001.

Así las cosas, consideramos que para cumplir con la obligación formal de expedir los certificados de retención en la fuente diferentes a pagos laborales y para no incurrir en algún tipo de riesgo fiscal, estos certificados deben expedirse con el lleno total de los requisitos dentro de los términos legales y conservarse de manera electrónica a fin de ser impresos y enviados al momento de ser solicitados por los respectivos terceros.

Cabe anotar que lo señalado aplica solamente para el caso de los certificados de retención en la fuente diferentes a pagos laborales, ya que estos últimos si deben ser generados, impresos y entregados a los respectivos trabajadores de la compañía independientemente de si son o no solicitados por ellos.

Debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el Decreto 4680 de 2008, el plazo para expedir los certificados del impuesto sobre la renta y el gravamen a los movimientos financieros vence el 17 de marzo de 2009, y para expedir los certificados del impuesto sobre las ventas, será dentro de los 15 días calendario siguientes al bimestre en que se practicó la retención.

Finalmente, la sanción prevista cuando no se expide oportunamente los certificados de retención, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 667 del Estatuto Tributario es de hasta el 5 por ciento del valor de los pagos o abonos en cuenta correspondientes a los certificados no expedidos.

Publicación
portafolio.co
Sección
Economía
Fecha de publicación
1 de febrero de 2009
Autor

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