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Los presupuestos de la tecnología de información parecen tan complicados y tan esenciales que nadie los reduce, inclusive en medio de una crisis económica. Sin embargo, deben ser sometidos a un riguroso escrutinio, pues hay muchos gastos innecesarios.

En general, las compañías gastan más de lo necesario en tecnología de información, porque los ejecutivos no están dispuestos a decir no a los gerentes de primera fila. Pero es necesario que los ejecutivos estén enterados de las razones por las cuales se acrecientan los costos de la tecnología de información. Durante mis 30 años de experiencia en tecnología de información, he descubierto una serie de verdades. A eso puedo añadir las entrevistas que hice en seis compañías y el análisis de los puntos de vista expresados en Does IT Matter? An HBR Debate (online en HBR).

He aquí siete verdades sbore la tecnología de información que pueden aplicarse a cualquier organización, a fin de enfrentar gastos excesivos.

LAS MEJORAS NO SIEMPRE PROPORCIONAN RESULTADOS ACORDES CON LOS COSTOS.

- Establezca un presupuesto fijo para mejoras en la tecnología de información destinado a cada función o división, en base a los objetivos que espera concretar.

- No otorgue más fondos. Cuando se terminan, se terminan.

LOS PROYECTOS SON A VECES DEMASIADO GRANDES Y DEMORAN DEMASIADO

Exija a los líderes comprometerse para entregar valor mensurable destinado a funciones de aplicación antes de aprobar el proyecto y antes de permitir financiar cada etapa.

- Vincule el pago de bonificaciones a ejecutivos con la obtención de valor.

APLICACIONES Y TECNOLOG¿A DE INFRAESTRUCTURA CON FRECUENCIA SON MAL UTILIZADAS.

- Use lo que ya tiene antes de invertir en nueva tecnología.

- Exija tecnología de información para contrapesar el costo añadido de nuevas inversiones en infraestructura con reducciones sensatas en el costo de mantenimiento de elementos básicos.

LAS TASAS DE FRACASO DE UN PROYECTO SON EXCESIVAMENTE ALTAS.

- Minimice la duración de las etapas de un proyecto. (Si usted limita el alcance de un proyecto, éstos serán menos riesgosos y tendrán más posibilidades de éxito).

- Establezca normas de 'eliminar' proyectos. (Por ejemplo, 'elimine un proyecto si el presupuesto inicial ha sido modificado en dos ocasiones y el desarrollo beta aún no se ha registrado').

LOS GERENTES NO SABEN LO SUFICIENTE SOBRE LOS SISTEMAS QUE DAN RESPALDO A ESAS ZONAS.

-Siga el consejo de Intuit y cobre a las unidades por llamadas "carentes de resultado". La tecnología de información es demasiado reacia a los riesgos: "Nadie fue despedido jamás por comprar IBM o Microsoft".

- Exija que la tecnología de información examine los costos y beneficios de ampliar los ciclos de refrescar material, demorar mejoras, descontinuar acuerdos de mantenimiento y usar plataformas y aplicaciones.

La disciplina que desarrolle ahora lo recompensará de una gran manera en el futuro. Una crisis económica podría forzar a un ejecutivo a lidiar de manera más deliberada con la tecnología de información, pero hacer mejores inversiones y apalancar capital invertido nunca pasa de moda.