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Gran parte del tiempo de muchos ejecutivos se va en reuniones, que a veces se alargan innecesariamente y resultan poco productivas.

Evite todas aquellas en las que no sea absolutamente necesaria su presencia.

Si tiene que asistir o las ha planeado usted, asegúrese de cumplir con los horarios, de tener claros los asuntos por tratar, cite sólo a aquellos que sean absolutamente necesarios (son mejores las reuniones pequeñas) y que que queden asignadas tareas concretas.

Evite que la reunión se vuelva un encuentro social.

Antes de convocarla piense si se puede eliminarla mediante el uso de:
- Una llamada telefónica o conferencia telefónica
- Carta, memorando, o correo electrónico
- Tomando una decisión y aceptar la responsabilidad
- Consolidarla con otra reunión futura
- Mejorar la organización
- Puede eliminar su asistencia a la reunión mediante la solicitud de la agenda y las actas de reunión, o enviando a un representante, o un informe escrito.

Si debe citar a la reunión, nombre un moderador para controlar el grupo, ordenar las intervenciones, llevar nota de los acuerdos y escribir el acta.

Desarrolle una cultura de puntualidad iniciando y finalizando las reuniones a las horas fijadas.

Anuncie la agenda y el tiempo para dedicarle a cada punto con anticipación, para que todos se preparen.

Clarifique y obtenga una conclusión para la acción futura sobre cada punto. 

Revise la rutina diaria y podrá encontrar en qué momentos está perdiendo el tiempo.

- Tomar café. Muchas veces, el lugar del café implica encontrarse con otros y quedarse charlando.
- No tener organizado su escritorio y documentos lo pueden hacer demorarse más de la cuenta en realizar una tarea.
- Una mala comunicación puede implicar hacer mal una tarea y tener que repetirla. Sea claro en las instrucciones que da y si las recibe, asegúrese de haber entendido bien lo que tiene que hacer.
- Aprenda a delegar, a decir no y poner límites.
- Haga un buen uso del teléfono, no tiene que atender todas las llamadas