Así se debe planear el día laboral

Hay que priorizar actividades de mayor a menor complejidad. Hacer pausas y descansar para ser más productivo.

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El paso a paso para organizar el día de trabajo se divide en tres partes: priorizar actividades, hacer seguimiento y cerrar temas.

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agosto 17 de 2017 - 05:09 p.m.
2017-08-17

¿Te ha pasado que terminaste tu jornada laboral, pero no te rindió nada y, por lo general, te la pasas postergando tareas día tras día? Si es así, los siguientes consejos te serán de mucha utilidad, porque lo más seguro es que no estés planeando debidamente tus actividades diarias.

Diana Beltrán Rojas, human management del Best Western Plus 93 Park Hotel, dice que el paso a paso para organizar el día de trabajo se divide en tres partes: priorizar actividades, hacer seguimiento y cerrar temas.

De igual manera, Alexandra Arango, directora de desarrollo de competencias en Megared Consultores, da ocho consejos específicos para que planees tu día:

1. Lo primero que debes hacer es organizar bien tu escritorio o puesto de trabajo con el fin de que comiences tus labores de la manera más cómoda.

2. Revisa el listado de tareas pendientes del día anterior. Priorízalas y asígnales duración y hora de ejecución.

3. Cada vez que cumplas con una actividad, chuléala. Eso te dará sensación de logro y te motivará a seguir y cumplir con las otras funciones.

4. Sé realista. No agendes más tareas de las que puedes hacer.

5. Ten en cuenta tus momentos de descanso y alimentación.

6. Elije actividades que puedas desarrollar durante tus tiempos de transporte.

7. Usa el lector de voz de tu teléfono inteligente para escuchar tus mensajes de chat o ‘e-mails’ pendientes por leer mientras caminas o te trasladas hacia o desde tu lugar de trabajo.

8. Delega. Apoya a quien delegaste y verifica que el objetivo se haya cumplido.

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LA IMPORTANCIA DE SABER PLANEAR EL DÍA LABORAL

“En todos los ámbitos de nuestra vida, la planeación juega un papel decisivo a la hora de alcanzar un objetivo”, asegura Arango, quién añade que más allá de planear un día laboral, el enfoque debería estar en la sensación de logro, no solo en el corto sino también en el mediano y el largo plazo.

Las metas deben formularse primero hacia el futuro más lejano e ir acercándolas en el tiempo hasta llegar al día a día. Asimismo, la planeación del día será la consecuencia lógica de trazarse objetivos escalonados.

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LA NECESIDAD DE DESCANSAR 

Son varios los momentos en los que debemos acudir al descanso durante el día laboral. Así como la organización es un factor clave en la productividad, también lo es el cese parcial de las actividades de trabajo.

Una forma de hacer que el descanso sea significativo para cuerpo y mente es cesar actividades durante cinco minutos cada hora u hora y media. Esto consiste en no hacer nada, para estimular así la creatividad y reducir el estrés, según el psicólogo alemán Rainer Weiland.

Estos descansos son diferentes a las pausas activas contempladas por los sistemas de seguridad y salud en el trabajo.

“No hacer nada, supone una desconexión con la actividad laboral y ayuda a prepararse para el siguiente bloque de actividades, reduce los errores y permite llegar al final del día lejos del agotamiento que supone una larga jornada laboral”, comenta Arango.

Delegar es algo que a algunas personas les cuesta. No obstante, las empresas actualmente buscan personas organizadas, con metas claras, con capacidad de dividir un gran proyecto en tareas que faciliten su realización y con orientación al logro.

“Valoramos el tiempo personal, el goce de los momentos de ocio y los espacios en familia. Y es posible que sean estos los verdaderos motivadores que estén apalancando el cambio en la planeación del día laboral del trabajador colombiano”, intuye Arango.

CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD


Según Arango, la calidad debe ser una constante en nuestra vida laboral y personal. Un trabajador comprometido con su organización y con sus metas siempre verifica su gestión para obtener resultados sin errores.

Por su parte, la productividad es una de las consecuencias de una buena planeación. No hay distracciones de recursos como tiempo y dinero si somos organizados y tenemos un norte claro y definido. Así, nuestro enfoque estará en ser competitivos y rentables.

MÁS CONSEJOS

- Automatiza lo que puedas, apóyate en la tecnología, usa alarmas y recordatorios. Aprende también a desconectarte cuando sea el momento, tanto del chat como de los ‘e mails’.

- Asegúrate de que la gente a tu alrededor sepa que estás en tu "ventana de Einstein" dedicándote a tus prioridades y que no debes ser interrumpido.

- Para priorizar, apóyate siempre en la ley de Paretto, 80-20 (que te ayuda a priorizar tus tareas y a que seas más productivo. Aplica para diferentes campos de la vida).

- Busca espacios cerrados, como una sala de juntas, para adelantar tus tareas prioritarias.

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Pablo Alejandro Alzate
Contenido@elempleo.com

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