¿Es posible solicitar en la declaración de renta el total de las retenciones que me han sido practicadas, así no se hayan obtenido los respectivos certificados?

Sobre el tema objeto de consulta es necesario tener presente lo previsto en el artículo 381 del E.T., el cual dispone que cuando se trate de retenciones en la fuente diferentes a las originadas en la relación laboral, o legal y reglamentaria, el certificado de retenciones deberá señalar:

a. El año gravable y la ciudad donde se consignó la retención.

b. La identificación y la dirección del agente retenedor.

c. La identificación de la persona a la que se le practicó la retención.

d. El valor total y el concepto del pago sujeto a retención.

e. La cuantía y el concepto de la retención en la fuente.

f. La firma del pagador o agente retenedor.

Asimismo, el parágrafo primero de dicho artículo, establece que las personas sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados de retenciones, cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan los conceptos señalados.

Es decir, que la factura o documento equivalente puede sustituir al certificado de retención, pero solo si tales documentos cumplen, no solo con los requisitos de los artículos 617 y 618 del E.T., sino también los señalados en el artículo 381 del E.T.

Conforme a la Ley, en la factura o documento equivalente debe aparecer identificado el año gravable y el lugar donde se consigna la retención, el monto total y el concepto del pago, y el valor y concepto de la retención practicada.

El cumplimiento de dichos requisitos permiten generar certeza de que la retención se practicó en debida forma y para que pueda aplicarse contra el impuesto a cargo en la declaración del impuesto sobre la renta.

Es a esta conclusión a la cual llega la Sentencia N° 17318 de 2012 del Honorable Consejo de Estado, en la cual se consideró que las facturas aportadas si bien cumplían con los requisitos de los artículos 617 y 618 del E. T., no obstante carecían de los requisitos previstos en el artículo 381 del E.T., no siendo por ello suficiente que se satisfagan los requisitos propios de las facturas, sino que es necesario que se cumpla con aquellos consagrados de manera especial en el artículo 381 del E.T.