Dian no pedirá ‘software’ específico para expedir FE

El Gobierno exigirá una serie de recomendaciones para el buen funcionamiento de plataformas que presten los servicios de facturación electrónica.

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enero 29 de 2018 - 12:00 a.m.
2018-01-29

Un total de 41 proveedores tecnológicos están autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (Dian) para prestar servicios de factura electrónica (FE).

Entre ellos se pueden citar a Cadena S.A; Carvajal Tecnología y Servicios S.A.S; Comercio Electrónico en Internet S.A (Cenet); Edicom S.A S; Paperless S.A.S; Distribuidora de Papeles S.A.S (Dispapeles) y Transfiriendo S.A.

Victoria Eugenia Virviescas, presidente ejecutiva de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE), al respecto dice: “De los 41 proveedores 27 se encuentran afiliados a esta Cámara. Es importante mencionar que nuestro gremio ha sido reconocido por la Dian como el representante legítimo del sector de factura electrónica en el país”.

Según la Dian el proveedor tecnológico es la persona natural o jurídica, autorizada por esta entidad que presta a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes, cuando unos u otro así lo decidan, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición (generación y entrega), recibo, aceptación o rechazo y/o conservación de la FE.

Entre los requisitos exigidos por la autoridad tributaria para que puedan brindar estas actividades, están que el patrimonio líquido requerido para ser proveedor es de 20.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), equivalentes a más de 637 millones de pesos y unos activos fijos Propiedad Planta y Equipo mayores a 10.000 UVT (año base 2017) correspondientes a más de 318 millones de pesos.

Así mismo, deben estar habilitados como facturadores electrónicos; tener el Registro Único Tributario (RUT) vigente; ser responsables del impuesto sobre las ventas en el régimen común y no tener para la fecha de presentación de la solicitud, y durante los tres años anteriores a la misma, sanciones en firme.

La FE es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.

El formato estándar de la FE establecido por la Dian está estructurado en XML, usando el estándar UBL V2. Este facilita el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.

Además, permite la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital.

De acuerdo con la Dian, el formato XML posee la información que actualmente por norma debe contener cualquier factura que se utiliza en el proceso de comercio normal, con la posibilidad de incluir datos adicionales por parte de los obligados a facturar, de acuerdo con el tipo de operación o sector de comercio y sus necesidades.

Aspectos técnicos

Las empresas para entrar a facturar electrónicamente tendrán que alinear el equipo de tecnología con el interdisciplinario para identificar qué cambios, ajustes o nuevos desarrollos deben hacer al sistema de información, al Enterprise Resource Planning (ERP) o Planificación de Recursos Empresariales y a la plataforma que utilizan para facturar. Es necesario que un equipo técnico intervenga los sistemas y los adapte a la FE.

Tendrán asimismo, que identificar los puntos prioritarios al implementar la plataforma de facturación electrónica con el fin de monitorear tiempos de cumplimiento de la normatividad, ya sea como voluntario u obligado.

En cuanto a los tipos de ‘softwares’ que se van a utilizar para realizar esta clase de facturación, Virviescas señala que mediante la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, la Dian ha establecido el sistema técnico de control para la FE, la cual a su vez ha sido complementada por los Anexos Técnicos 001, 002, 003, 004, 005 y 006.

“De tal manera que no se ha exigido por parte de la Dian el uso de un tipo de software único, sino la aplicación de una serie de normas y recomendaciones técnicas para el buen funcionamiento de las plataformas que prestan los servicios de factura electrónica”, observa la presidente ejecutiva de la CCCE.

De acuerdo con lo anterior, en la actualidad cada proveedor tecnológico tiene la libertad de prestar sus servicios mediante el uso de un programa propio, que cumpla con los estándares de la autoridad tributaria.

No obstante, explica Virviescas, que “desde la CCCE se ha desarrollado el proyecto de ‘Interoperabilidad Abierta’ mediante el cual se busca que los proveedores puedan, basados en la eficiencia, confiabilidad y seguridad, trabajar entre sí garantizando la autenticidad e integridad de los mensajes de datos, incorporando el sistema de la Dian, el Registro de Garantías Mobiliarias y los Sistemas de Información”.

Algunos detalles

Alex Vicente Chacón Jiménez, gerente de TI de Software Colombia, explica que este proveedor va a emplear el ‘software’ en la nube para la generación de la factura, el envío al adquirente de productos y/o servicios y a la Dian. Igualmente, módulos de integración con los sistemas de información contables.

Para este experto, es importante que las empresas cuenten con conectividad a Internet para la generación y envío de sus facturas y que los clientes de las empresas les provean un correo electrónico o un número de celular, para el envío de un mensaje SMS certificado.

Entre tanto, el programa que utilizará Transfiriendo S.A., será el que ha desarrollado de acuerdo a los estándares dictados por la Dian. Los técnicos de esta entidad, advierten que cada proveedor realiza un ‘software’ particular y con distinto valor agregado.

Ricardo Albornoz Reina, gerente general de Teleinte SAS, precisa que esta compañía va a utilizar el ‘software’ en nube que se puede acceder vía web, móvil o web service - API.
Albornoz enfatiza que los contribuyentes que vayan a expedir la FE deben tener claros los conceptos de Public Key Infrastructure (PKI) (infraestructura de clave pública) para el uso de comunicaciones, mediante el empleo de certificados digitales, así como los derechos y responsabilidades que esto implica.

También tienen que tener un manejo adecuado de claves de acceso al servicio, conectividad a Internet de banda ancha. Y si hay integraciones con plataformas existentes, planear en detalle todas las actividades y prever el impacto del nuevo modelo.

Igualmente será importante que consideren desde el punto tecnológico los aspectos de integración con los ERP de cada compañía, observan los voceros de Transfiriendo.
Además, deben evaluar los valores agregados que ofrece la solución brindada por esta corporación y la integración con sistemas de BI, pasarela de pagos y botón de pagos, entre otros.

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