Aprenda a elegir el lugar ideal para su evento

Muchos factores intervienen, entre otros, el objetivo de la reunión y el número de invitados.

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octubre 26 de 2012 - 12:41 a.m.
2012-10-26

Colombia está completamente organizada para responder a todo tipo de eventos, desde uno sencillo hasta uno altamente tecnológico, y cada día crece la demanda de estos, sea para lanzamientos de productos, posicionamiento de marcas, rendiciones de cuentas de empresas y más.

Con esta afirmación de Andrea Corrales, gerente del Auditorio Jorge Arango Tamayo, coinciden muchos expertos, especialmente quienes brindan esta opción, sean hoteles, centros de convenciones u otros escenarios.

Pero, entonces, ¿cuál escoger? En palabras de Corrales, prima la capacidad del auditorio, según el evento; la tecnología, el desarrollo del recurso humano, la infraestructura hotelera y que tenga parqueaderos, zonas naturales y otras cosas.

Es fundamental examinar si el planeador de la actividad que la empresa contrata ofrece un componente ‘todo en uno’ (el lugar, las luces, el sonido, la alimentación, la logística) como una oferta de valor o, por el contrario, como una propuesta completa que realmente cumplirá las expectativas.

“Es válido que se tenga en cuenta si se trata de una estrategia profesional, pero si se habla de elementos ofrecidos como un valor agregado, más no como un plan integral y estratégico, hay que dudar y repensar lo que se pretende tomar”, sostiene Sergio Vargas, director comercial de Sphera Impacta.

“Realmente la tecnología, los efectos, en general, y cada uno de los elementos que se utilizan en un evento están en función de un propósito puntual, no de ponerlos porque sí; ya que se trata de generar el verdadero valor que la reunión puede tener”, agrega.

LAS ALTERNATIVAS

Entendiendo ese aspecto, el lugar puede variar, dependiendo del tipo de convocatoria que se vaya a realizar. No obstante, en cuanto al número de visitantes que se van a recibir, cualquier escenario puede transformarse en el sitio ideal, incorporando la última tecnología y las técnicas que utilizan los conocedores en el tema.

“En términos de convenciones, una opción son los centros especializados o, en otras ocasiones, algunos hoteles que tienen salones adecuados.

Una convención, por ejemplo, puede incluir varios eventos, si su duración es de uno o dos días; así que se pueden desarrollar 10 o 15 reuniones o actividades en total.

Por lo tanto, un hotel con una buena infraestructura, que ofrezca diferentes salones, al aire libre, en la piscina, entre otras áreas, puede ser la elección”, destaca Vargas.

Al mismo tiempo, los recintos feriales hacen parte de las alternativas porque tienen opciones que ofrecen espacios con posibilidades modulares, para hacer varias actividades. Además de estos sitios, también pueden realizarse eventos en bares y bodegas.

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