Las diez claves para prevenir el fraude en las empresas

Las organizaciones deben contar con herramientas que les permitan prevenir conductas irregulares de sus empleados o de terceros.

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Los códigos de ética suelen no tener la fuerza vinculante suficiente o no pueden generar una cultura ética.

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noviembre 20 de 2016 - 06:52 p.m.
2016-11-20

La Ley 1778 de 2016, conocida como la ley anti soborno, hace referencia a dos herramientas fundamentales para prevenir este tipo de conductas: La debida diligencia y Los programas efectivos de ética y transparencia. Las dos tienen plena vigencia para la prevención de conductas como fraude, corrupción, lavado de activos / financiación del terrorismo y conflictos de interés, entre muchas otras.

Fernando Niño, Director de Investigación Forense de FTI Consulting en Colombia, hace referencia a aspectos claves de estas dos herramientas:

1. El alcance de la debida diligencia debe estar en función de una adecuada identificación y segmentación de los riegos de la empresa para administrarlos de acuerdo con su clasificación como riesgo alto, medio o bajo.

2. Esto debe complementarse con el diseño de controles efectivos y el adecuado monitoreo, de acuerdo con la clasificación del riesgo. Puede pasar que una empresa haga una debida diligencia por cumplir con una lista de chequeo pero no con la disciplina que las buenas prácticas en materia de “due diligence” aconsejan.

3. Involucrar a las áreas de tecnología de las empresas en el desarrollo de aplicaciones que permitan un monitoreo permanente y dinámico de los controles establecidos para que envíen alertas a los niveles de la compañía que deben adoptar medidas preventivas.

4. La debida diligencia debe aplicarse respecto de los empleados claves de la organización para advertir a tiempo indicadores de fraude y corrupción. Esto comprende monitorear con cierta periodicidad, según el análisis del riesgo, la oportunidad que tienen estos empleados de evadir un control.

5. Revisar qué empleados de la compañía son “invisibles” a los controles o no están sometidos a ninguno porque ahí hay un factor de riesgo alto. En las organizaciones suelen existir empleados que no intervienen directamente en las decisiones, por lo tanto su firma y su cargo no aparecen en documentos sujetos a auditoría pero son quienes tienen el poder de influenciar a quienes si están monitoreados en el sistema de riesgos de la compañía.

6. Los códigos de ética suelen no tener la fuerza vinculante suficiente o no pueden generar una cultura ética, es importante tener en cuenta que debe existir un liderazgo ético dentro de la organización, es decir, los líderes éticos dan ejemplo al cumplir la regulación y garantizan que el comportamiento ético es premiado y las transgresiones son castigadas.

7. Es necesario un entorno ético que implica que desde la visión, misión y valores de la empresa haya un genuino interés de obrar correctamente.

8. El código de ética se debe escribir y además se debe comunicar. Antes es necesario saber qué se va a escribir, es decir, no llegar al extremo de describir un sin número de conductas que lo trivialicen ni llenarlo de ideales filosóficos que lo tornen inaplicable.
9. No es recomendable copiar el código de ética de otras empresas sino construir uno a la medida de aquella en que se quieren lograr comportamientos éticos.

10. Es importante que las nuevas administraciones de las empresas no destruyan lo que ya se ha logrado en materia de ética y programas de cumplimiento sino que construyan a partir de lo que ya existe.