En eventos, detalles pueden hacer la diferencia

El servicio de valet parking, alquiler de la limosina y una buena base de datos.

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octubre 26 de 2012 - 12:53 a.m.
2012-10-26

Al organizar un evento hay una serie de detalles que no pueden pasar de-sapercibidos, con el fin de que el acto en su conjunto sea exitoso y finalice con buenos resultados y grata recordación.

Por ejemplo, el alquiler de limosinas.

Si la reunión lo amerita, enviar las invitaciones a tiempo, hacer el registro a la entrada, la instalación de baños portátiles, en caso de presentaciones masivas, o acondicionar el servicio de valet parking, para agilizar la entrada, son algunos de esos detalles que pueden hacer la diferencia.

En el caso de las limosinas, que parecería ser sólo para famosos y personas adineradas, cada vez se hace más tradicional en ciudades como Bogotá, para el traslado de ejecutivos, movimiento de personal V.I.P., la bienvenida de comisiones extranjeras, publicidad visual y BTL, y eventos de carácter social como matrimonios, bautizos, 15 años, proms, grados y despedidas de solteros, entre otros.

Según explica Roberto Isaza, de la firma Limo Colombia Ltda., las limosinas se pueden contratar directamente o a través del organizador del evento, y los costos oscilan entre 370.000 pesos y 700.000 pesos por hora, según la marca del vehículo y la capacidad de personas.

“Las limosinas no solo son utilizadas como medio de desplazamiento, sino que en ellas se pueden hacer desde reuniones laborales, exposiciones, presentaciones, hasta karaoke o pasar una velada romántica.

Estos carros tienen todo el equipamiento necesario: sillas, pantallas, instalación para videos, iluminación, televisores, etc.”, sostiene Isaza.

Otro aspecto al que a veces no se le presta mucha atención, pero que es clave, tiene que ver con las invitaciones y el registro de los asistentes. Viviana Restrepo, de Eventos y Sistemas Ltda., manifiesta que se debe contar con una buena base de datos, de lo contrario, es probable que no lleguen los personajes que se esperan. “Se necesita que las bases de datos estén actualizadas, y en lo posible hacer un estudio de mercadeo para identificar a quiénes se van a convocar; y luego hay que saber, en el buen término de la palabra, ‘bombardear’ a estas personas que queremos que asistan”, explica Restrepo.

Por otro lado, uno de los inconvenientes que a menudo se presenta es la dificultad para parquear.

Es por esto que expertos recomiendan proveerse de organizaciones que incluyan en sus servicios el valet parking. Una de estas es Evento Total, la cual, según su gerente Mauricio Delgado, “la firma operadora logística debe estar en condiciones de adaptarse al lugar del acontecimiento, armar estacionamientos, ya sea en carpas, techos o tener convenios, alianzas con empresas que habitualmente prestan este servicio, de tal forma que se garanticen condiciones de seguridad”.