En Colombia, las empresas están implementando la factura electrónica, clave para, entre otras cosas, aumentar el recaudo y evitar que las compañías incurran en errores que les puedan salir caros.
Sobre el tema, Scott Lewin, presidente de Invoiceware International, habló con Portafolio.
En Colombia se está haciendo obligatorio implementar la factura electrónica. ¿Qué significa esto?
Colombia está dando un paso para crear un ambiente de mayor transparencia. Esto ayudará al Gobierno, entre otras cosas, a reducir los costos internos para hacer cumplir las normas impositivas y recolectar más impuestos.
¿Qué viene ahora?
La implementación será un reto para las empresas a muchos niveles, desde la integración de TI para generar nuevos procesos y controles en el manejo de las finanzas hasta el manejo de la cadena de suministro, incluyendo retrasos operativos y la amenaza de que les apliquen sanciones financieras. Las firmas deben decidir el camino a tomar: si reaccionan tácticamente y enfrentan el reto de que cada vez que la legislación cambie, deban reorganizar todo su proceso para adaptarlo a la nueva norma, o si reaccionan proactivamente tomando la decisión de estandarizar, utilizando tecnología.
¿Cómo ayuda en temas de evasión y cuánto podría subir el recaudo?
De manera similar a los mandatos que ya existen en México y Chile, esta es la forma en que Colombia combate la evasión fiscal y que se estima podría reducirla de un 22% a 0%. Un estudio de la Organización para la Cooperación Económica y Desarrollo (OECD por sus siglas en inglés) muestra que la factura electrónica podría incluso reducir en un 50% la evasión de impuestos aumentando los ingresos en US$ 8 mil millones. Esta recaudación redundaría en beneficio del país y podría traducirse en infraestructura, inversión social, etc.
¿Cómo ha sido la experiencia regional?
Desde que Brasil implementó por primera vez la Nota Fiscal la práctica se ha propagado rápidamente en toda la región. En los últimos dos años, los mandatos se han extendido de tres a diez países, y ahora impactan en la contabilidad, la gestión de la cadena de suministro, las compras e incluso los recursos humanos. Se espera que esta ola de regulación continúe en otros mercados emergentes y las sociedades basadas en el IVA en todo el mundo. Colombia, en ese aspecto, está siguiendo un proceso similar al de Chile y México, y toma en su proceso prácticas de sus predecesores, que incluyen la estandarización de todas las compras y ventas en un formato electrónico común aprobado y controlado por el Gobierno.
¿Qué otras medidas se esperan?
Los gobiernos latinoamericanos se están dando cuenta de los retornos que obtienen al hacer obligatorios estos mandatos y que resultan en el considerable aumento de los ingresos fiscales, y también en la recaudación adicional obtenida por las multas impuestas por errores o deducciones inválidas que las empresas realizan.
Ahora, en los gobiernos de toda América Latina se ve una marcada tendencia hacia la recopilación de datos aún más detallados - los informes de contabilidad, registros de inventario, etc.-, que permiten a los funcionarios verificar de manera automática las órdenes de compra, facturas y entradas de mercancías. La tasa de crecimiento de estos mandatos entre empresas y Gobierno en América Latina continuará creciendo, con diez países anunciando programas o intenciones para implementar proyectos de facturación electrónica en el 2016 y con el alcance de estos mandatos afectando las ventas, las compras e incluso la nómina de personal.
¿Cuál es la ventaja para las empresas?
Aunque muchas pueden ver este mandato como engorroso, existen beneficios como la capacidad de acelerar las cuentas por pagar, automatizar los procesos de recepción de mercancías, minimizar los errores de cuentas a pagar y aumentar la precisión en todo el tema de reporte a las autoridades. Estos mandatos también siembran un ambiente ideal para crear eficiencias en las cadenas de suministro.
¿De qué manera?
Debido a que en muchos países las facturas deben estar disponibles, incluso antes de que las mercancías lleguen a destino, la facturación electrónica hace que se puedan optimizar los procesos de aprobación de cuentas a pagar, incluso identificando las discrepancias antes de recibir las mercancías. Además, el uso de la copia en PDF de la factura que acompaña a menudo al camión significa que las empresas pueden automatizar el proceso de recepción de entrada y activar el ‘aprobado, pagar’ en cuestión de minutos, lo que reduce los costos operativos y proporciona una mayor precisión en las facturas que fueron totalmente aprobadas, lo que deriva en la optimización del flujo de efectivo.
Al utilizar la financiación de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir el costo del procesamiento de pagos, proporcionando a los proveedores mayor acceso a la liquidez, disminuyendo la aprobación de los pagos de semanas a horas. De esta manera, los proveedores tienen la capacidad de convertir las facturas de inmediato en dinero en efectivo, y pueden acelerar el proceso de pago en función de sus necesidades de flujo de caja, condiciones de pago y ciclos de facturación.
Con la mejora del flujo de caja se obtiene mayor estabilidad y oportunidades para la eficiencia de la cadena de suministro.
