La oficina del futuro se parecerá a la sala de la casa

Las líneas que están marcando la pauta en los nuevos espacios de trabajo son la colaboración interdisciplinaria, movilidad y conectividad. 

Sitios de trabajo

Expertos coinciden en que la transparencia debe ser un elemento clave.

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Portafolio
abril 08 de 2016 - 06:52 p.m.
2016-04-08

Esto parece la sala de la casa. Ese es el primer comentario que cualquiera se hace cuando ve una foto o tiene la oportunidad de conocer en un sitio de exhibición lo que será la oficina del futuro.

Hace algunas décadas, el concepto de sitio de trabajo se reducía a lugares separados, rígidos y divididos por puertas o paneles que no permitían la interacción entre los empleados. Hoy, gracias al acelerado desarrollo de la tecnología, los espacios laborales y la manera de hacer negocios se transforman para generar mayor productividad, retener talentos y ofrecer mejores condiciones de trabajo.

Uno de los principales retos de las compañías es adaptarse a la llegada de nuevas generaciones, acoger los sitios de trabajo y aprovechar las herramientas que llegan con el mundo digital. En los últimos años surgieron nuevos modelos de oficinas que asimilaron todos estos cambios para responder a las necesidades de usuarios que buscan maximizar su desempeño y hacer más eficiente el uso de los recursos disponibles.

Actualmente, las líneas que están marcando la pauta en los espacios de trabajo son la colaboración interdisciplinaria, la movilidad, conectividad, sustentabilidad y respuesta en tiempo real. Atrás quedaron los cables para conectarse a internet, los muebles obsoletos y aparatos como el fax, para dar paso a conexiones wireless, mobiliario ergonómico y tablets desde donde se puede llevar desde la contabilidad del negocio hasta realizar videoconferencias y diseñar prototipos.

¿Cómo adaptar su espacio?

Al hablar de la oficina del futuro muchas personas pensarán en espacios flexibles, cómodos y atractivos visualmente. Aunque de entrada el concepto suena muy bien, no todos los emprendedores que recién inician, o las pymes que ya tienen algunos años en operación, cuentan con un lugar o presupuesto para replicarlo. Sin embargo, esto no es excusa para no ser parte de la nueva tendencia de trabajo.

La base fundamental, pero no exclusiva, debe ser el diseño. Esto se refiere a mucho más que sólo muebles de diseñadores reconocidos, pues el lugar físico de toda empresa no se limita a la estética del lugar.

Espacios flexibles

“Una oficina del futuro es una forma de seguir desarrollando la forma en que funciona el espacio y la cultura de trabajo. A pesar de que el contenido laboral sea pesado, tratamos de hacer todo lo contrario, crear sitios flexibles, con aspecto hogareño y con la característica de movilidad. Internamente, todo se puede cambiar de lugar con el fin de que cada uno pueda crear su propio entorno de trabajo”, dijo Édgar Osuna, director de Recursos Humanos para la Región Norte de SAP América Latina, compañía líder de software corporativo, la cual ofrece un espacio diferencial para sus colaboradores.
Expertos coinciden en que la transparencia debe ser el elemento clave que defina el nuevo diseño de las oficinas. Para casi todos los sectores (excepto los más tradicionales) la formalidad ya no es prioridad, lo que se refleja en la distribución del espacio. Al incorporar paredes y puertas de vidrio y áreas abiertas, utilizadas por cualquier empleado sin importar su puesto, se rompen barreras e incrementa el flujo de ideas.

Herramientas digitales

Además de los espacios de coworking y oficinas virtuales que pueden representar un ahorro considerable en renta y equipamiento, los innovadores también tienen a su alcance una serie de soluciones diseñadas para resolver varias de sus necesidades básicas de comunicación, administración, almacenamiento de datos en la nube y sistemas de cobro de tarjeta móvil, entre otros.

La buena noticia es que los proveedores de este tipo de productos buscan que sus clientes aprovechen al máximo su tiempo y recursos al ofrecer esquemas flexibles y opciones a la medida.

Cómo llegar a otro nivel del negocio

Según Magda Rodríguez, gerente de arquitectura de Red Hat para la región Andina, Centroamérica y el Caribe, “la virtualización es la forma más rentable, abierta, fácil y rápida para mejorar notablemente la reducción de costos, optimizar la eficiencia y liberar recursos en las compañías y una de las tecnologías esenciales en el concepto de la oficina del futuro.

A partir de la implementación de soluciones que permitan tener servidores y escritorios en la nube con una interfaz sencilla y preparada, según los estándares de la compañía, se llevará al siguiente nivel al negocio”.

Por ejemplo, una de las herramientas para una oficina virtual es SAP Digital Boardroom, que se caracteriza por no requerir la presencia física de todas las personas que participan de una reunión, donde hay un acceso simplificado a las pantallas, con información que se obtiene en forma instantánea a partir de SAP Hana, una implementación de tecnología de base datos en memoria en respuesta a la reinvención del uso de aplicaciones analíticas en la nube que realizó el gigante alemán.

Otra de las ventajas de una solución como esta, es que cuando una compañía se vea forzada a tomar decisiones empresariales basadas en información confiable, los directivos, ejecutivos y encargados de adoptar la determinaciones suelen confrontar diversos mecanismos de reporte que presentan datos de manera estática y aislada.

ECONOMÍA DIGITAL

Con la herramienta de SAP existe la posibilidad de armonizar las perspectivas de los directores sobre las operaciones corporativas de las diferentes líneas de negocios, y a través de cualquier dispositivo. Esto permite comprender instantáneamente el pasado, predecir el futuro y conducir a la empresa a la actual economía digital.

De acuerdo con Steve Lucas, presidente de Soluciones de Plataforma, “SAP Digital Boardroom ofrece total transparencia a los miembros de las juntas directivas, los ejecutivos y los encargados de la toma de decisiones, ya que les proporciona una panorámica integral en tiempo real sobre el desempeño empresarial de los distintos componentes estructurales de sus organizaciones empresariales”.

Otro punto fundamental para la oficina del futuro, aunque parezca básico, es contar con una conexión permanente a internet. Para ello, lo más recomendable es contratar un plan de datos móviles que pueda ser utilizado ya sea en el computador, tablet o smartphone.

También es indispensable hacer uso de las soluciones en la nube para tener siempre acceso a la información que da la oportunidad de trabajar en equipo, a distancia y en tiempo real.