‘Está rezagada la gestión digital de documentos’

Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio América de Seres dice que “la empresa entró al país respondiendo a la dinámica de la economía y las empresas, pero se ha encontrado con muchas dudas respecto a los beneficios de esta herramienta que aporta ahorro y eficiencia”.

Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio América de Seres.

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Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio América de Seres.

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noviembre 07 de 2014 - 01:19 a.m.
2014-11-07

Colombia está quedada en la gestión documental electrónica pese a los aportes en ahorro de costos y eficiencia que estos procesos digitales representan.

Así lo advierte Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio América de Seres, firma francesa especializada en gestión documental por vía electrónica y que lleva tres años en el país.

El problema, a su juicio, es que los empresarios tienen dudas que no han aclarado al respecto.

¿Qué es Seres?

Seres es una compañía de Francia que se dedica exclusivamente a la gestión electrónica de documentos. En estas actividades está la facturación, los intercambios de documentos, mensajería certificada, contratación. Es decir, la gestión de cualquier documento que tenga una visibilidad electrónica.

¿Cómo les ha ido?

Había grandes expectativas porque el mercado colombiano es bastante dinámico y parecía que también iba a ser así en el intercambio electrónico de documentos, pero se va retrasando. Nosotros seguimos siendo optimistas y tenemos muchas expectativas en Colombia, pero parece que el desarrollo del intercambio electrónico de documentos está un poco ralentizado, le falta dar el gran paso.

Nos sorprende un poco que Colombia, que es un mercado tan activo en todas las cosas, esté quedando un poquito de lado frente a los países vecinos, que están dando grandes pasos.

¿A qué atribuye el rezago?

Creo que hay varios motivos. Probablemente, las propias empresas no acaban de creer en las ventajas de hacer los intercambios electrónicos. Realmente se produce un aumento de productividad, se ahorran costos. Quizá se debe explicar más, como venimos haciéndolo.

Y por otro lado, de pronto falta un pequeño empuje por parte de las autoridades para quitar las dudas de lo que va a ocurrir. Desde hace algún tiempo se ha anunciado una nueva normativa, y eso parece que frena un poco las decisiones.

¿De qué tipo de ahorro genera la gestión documental?

En Colombia, evidentemente, no tengo masa crítica para hacer un estudio suficientemente fiable, pero por comparación vamos a hacer uno de los que se hacen en algún país europeo.

En España nuestro estudio indica que se pueden ahorrar 5 euros, algo más de 6 dólares, por factura recibida de forma electrónicamente en todo lo que es un ciclo de vida. Y que se pueden ahorrar algo más de 2 euros, es decir, cerca de 3 dólares, en cada factura enviada. Estamos hablando del ciclo de vida completo, no estamos hablando solo de papel que es lo que normalmente todo el mundo piensa en los ahorros.

Los ahorros son en eficiencia y de organización empresarial, de comunicación, y todos los costos que está ocultos y que cuando se implantan estas soluciones afloran.

¿Beneficios para el que envía y para el que recibe?

Correcto. Para que esto sea beneficioso se debe trabajar en comunidad que va a pasar del papel al digital y ahí los ahorros son vertiginosos.

De hecho, los plazos de retorno de esa inversión siempre están por debajo de un año y en algunos casos son apenas de unos meses.

¿Cuál es el ‘empujón’ que falta de las autoridades?

Probablemente hay dudas. Por ejemplo, se viene anunciando por parte de la Dian un cambio de normativa. Una mucho más perfecta y creo que esa duda debe resolverse algún día y ponerle fecha. Y hay que decir que una nueva legislación no puede parar las iniciativas. La gran ventaja de trabajar con un operador como nosotros es que si cambian las reglas tienen la seguridad de que los operadores vamos a cambiar porque es nuestra forma de actuar para seguir con las disposiciones legales. Entonces quizá lo que hace falta es despejar esas inquietudes.

¿Cómo frena esa política el ánimo de modernización del país?

Colombia ha hecho muy bien la parte de infraestructura, la parte del despliegue de fibra y todo lo que es tecnología. Parece que también falta un poco de empuje empresarial, no por la obligación, sino porque mejora la eficiencia del negocio, y por otro lado, si la administración está viendo que hay algún tipo de traba, de miedos o de espera en las empresas, pues debería ayudarlas y despejar las dudas.

Además, es un mercado al que hay que llegar. Tenemos clientes que están operando en múltiples países y no pueden funcionar si no es de forma electrónica. Entonces, va a llegar tarde o temprano, pero si lo ponemos en marcha antes pues muchísimo mejor.

OTROS PAÍSES VAN MÁS ADELANTE

¿Cómo compara lo que ocurre en Colombia con otros países?

Tengo la responsabilidad de todas las filiales de América. Tenemos compañías en México, Ecuador, Colombia, Perú y Argentina, y seguiremos más adelante con otros espacios.

En general, desde el punto de vista de unidad de negocio, la evolución en América es buena. Hay muy buenas perspectivas, los países se están dando cuenta que aprovechar experiencias y tecnologías que ya están maduras les puede permitir ahorrar dinero, tiempo y trabajo. Se está captando, en general, muy bien la idea de intercambio de documentos, obviamente es una novedad en la mayoría de los países, salvo en México que ya lleva muchos años, por lo tanto, hay que tener un poco de paciencia.

congom@portafolio.co