Es fundamental identificar un plan que incluya presupuesto, cronograma y responsables.
Foto: Archivo Portafolio.co

Cada día de la semana se realizan en Colombia variados eventos corporativos, culturales, comerciales, sociales, artísticos y religiosos.

Cada ciudad hace un despliegue de recursos, logística y tecnología, para posicionar conceptos impactantes.

Pero, alcanzar el éxito en un evento es mucho más complejo y estratégico de lo que se cree.

Dura unas horas, pero requiere de semanas o meses de preparación. Cada actividad está dedicada a un público específico, tiene un objetivo, requiere de enorme planeación, exige la contratación de diversos talentos con especialidades específicas, mucho profesionalismo, un presupuesto claro y total creatividad.

Los protagonistas son los invitados y es en ellos en donde empieza y termina todo.

Para hacer realidad este sueño hay que tener un líder o director del proyecto, quien tiene a su cargo el manejo, control y seguimiento de todos y cada unos de los aspectos.

Es clave tener identificado el objetivo, el alcance de la actividad, el mensaje que se quiere transmitir y la estrategia más adecuada para hacerlo realidad.

La creatividad y el buen gusto deben marcar la pauta.

Acorde con el tamaño y tipo de evento, se puede acudir a las agencias especializadas, como son las de publicidad para diseñar el concepto y la imagen, BTL para llevar a la realidad el concepto, y de relaciones públicas, para asegurar la convocatoria y divulgación.

Hay que apoyarse en todas las herramientas que se presentan actualmente y sacar provecho al máximo de las agencias que apoyan el proceso, tener siempre un plan B y uno C para actuar de manera rápida, en caso de ser necesario.

Paso a paso

Lo primero, sin duda, es identificar un plan que incluya presupuesto, cronograma, responsabilidades y responsables, proveedores, escenario y logísticos.

Los invitados.

Un evento sin convocatoria es un fracaso. Para triunfar, debe contar con una base de datos actualizada, que incluya nombre completo con la ortografía correcta, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, empresa y cargo, si es corporativo.

Si bien, siempre hay unos invitados VIP, todos y cada uno deben sentirse especiales y ser tratados como tal. El número de personas, la hora, la ciudad y el tipo de invitación, varían según el evento.

La fecha es definitiva. Investigue qué otros eventos hay programados para ese día.

El lugar: Si es en la ciudad, lo acostumbrado es un hotel, club o restaurante de moda. Si es en las afueras, en haciendas o clubes campestres.

El sitio debe estar ubicado en una zona de fácil acceso, reconocida, con salones y áreas de convenciones amplias, bien cuidadas, sobrias y armoniosas. Los baños y zonas de servicio son tan importantes como los salones. Debe contar con suficientes estacionamientos, servicios de valet parking y, lo más importante, que su personal sea amable y muy bien entrenado.

El buen manejo de contingencias e imprevistos es vital. Recuerde contar con areas VIP cuando sea del caso.

La invitación: Por practicidad, economia y ecología, hoy se acostumbra invitar por medios digitales. No obstante, la invitación física sigue siendo un mecanismo efectivo para atraer la atención del destinario y asegurar su asistencia. Pero, es clave asegurar el mejor servicio de mensajería para su distribución; para los invitados especiales, dependiendo de su rango, se maneja en forma directa y cumpliendo ciertos protocolos necesarios.

La confirmación: Hay que llamar para asegurar que la invitación ha sido agendada. Según el evento, hay que hacer más de una llamada.

El evento: este es el momento de verdad de todo el proyecto. Debe partir de un concepto. El diseño de la imagen debe ser encargado a los expertos. Según el perfil, se maneja imagen de marca, corportiva o social.

Catering: los alimentos y bebidas deben ser muy bien seleccionados, frescos variados y ricos al paladar. El invitado nunca olvidará una mala comida.

El personal: se requieren disitintos tipos de colaboradores. Son muy visibles las personas de protocolo que dan la bienvenida y están siempre atentos a las necesidades e inquietudes del invitado. Se deben contratar con anticipación y hacer una inducción, para que todos sepan sus ubicaciones en salones, lobby, estacionamiento, registro. Igualmente, el servicio de valet parking, bouncers, meseros, ascensoristas y recepcionistas son clave.

Requiere especial atención la selección del maestro de ceremonias: debe ser un profesional que se ciña al libreto y con un manejo absoluto.

Al terminar la actividad, en ocasiones se entregan recordatorios u obsequios. Posteriormente se envía una tarjeta o se hace una llamada de agradecimiento.

AYUDAS AUDIOVISUALES

La tecnología es clave.

Los paneles de monitores o video walls, imagen interactiva, sistemas computarizados, circuitos cerrados, teleconferencia son algunas opciones. Contrate con profesionales y distíngase por su buen gusto.

Se deben hacer pruebas previas para asegurar la calidad del sonido.

Un mal sonido puede acabar con el evento.

Margaret Ojalvo

Especial para Portafolio

Directora Ojalvo Asociados Comunicaciones.