El día sin reuniones los enfrentará a sus propias responsabilidades para que decidan por sí mismos.

En un mundo empresarial cada vez más complejo y disperso, ¿qué hacen las empresas para mantener la coordinación y obtener sinergias? Muy sencillo: organizar y convocar comités. 

Al fin y al cabo, vivimos en la era de la conectividad: teléfonos móviles, Internet, Intranet, globalización, etc. Todos estamos con todos, siempre, y así debe ser.

La explosión de la cantidad de comités y reuniones a las que debemos asistir se multiplica día a día. Cuando se debe analizar un tema complejo se cita un comité. Toda decisión que merece más de treinta segundos de cavilación obliga a que se reúnan al menos cuatro personas a meditarla, especialmente si se trata de personas que ocupan posiciones de alta dirección.

Animo a los lectores que tienen responsabilidades de liderazgo a que abran su agenda y analicen la cantidad de tiempo que le dedican a reuniones y comités durante la semana. No sólo verán que es mucho, sino que seguramente va en aumento.

Esta proliferación de comités y reuniones tiene efectos nefastos en la empresa y en sus directivos, y no solamente por el chiste que todos conocemos: “Si quieres que algo no se haga, encomiéndaselo a un comité”. Hay tres motivos fundamentales por los que esta práctica se ha vuelto un verdadero cáncer para las empresas.

1. No sabemos trabajar en comités

Empecemos por preguntas sencillas: ¿Cuándo fue la última vez que un comité al que usted asistió comenzó puntual, se cumplió debidamente con el orden del día y terminó a la hora estipulada?

¿Cuándo fue la última vez que asistió a una reunión de trabajo donde todos los participantes habían recibido la información necesaria con suficiente antelación, la habían estudiado y habían tomado una posición respecto al tema?

Reconozcámoslo: trabajar en comités es sumamente complejo y son pocos quienes tienen desarrollada esa habilidad. Reunirse en comités sin saber trabajar en ellos es una monumental pérdida de tiempo y dinero.

2. Los comités no nos dejan trabajar

¿Cuántas veces le ha sucedido que usted no pudo hacer su trabajo por tener que asistir a un comité? Peor aun: ¿cuántas veces le sucedió eso y usted ni siquiera tenía por qué haber sido convocado a tal comité? Es por eso que en muchos comités sucede que mientras que un miembro expone un problema, el resto está en sus respectivos laptops trabajando en sus propios temas. Porque, en definitiva, ¡en algún momento hay que trabajar!

El trabajo directivo requiere momentos de reunión y comunicación, pero también requiere tiempo de estudio personal.

Para decirlo clara y brevemente, si el directivo no cuenta con tiempo suficiente para aislarse y reflexionar, y ponderar profundamente las cuestiones, le será imposible dirigir, ser proactivo e ir más allá de los problemas inmediatos.

3. Los comités son un refugio para directivos ineptos

Las empresas que funcionan mediante una cantidad exagerada de comités suelen dar muchas facilidades para que directivos que no tienen las cualidades para el cargo puedan ocultar su ineptitud en el colectivo. Se llenan de directivos que no dirigen, sino que gestionan consensos y mayorías.

Esta es la mayor de las calamidades que genera el exceso de comités: se dan demasiadas facilidades para que se pierda el verdadero sentido de la dirección y la empresa se llene de personas incapaces de pensar por sí mismos.

Los comités y reuniones se vuelven arenas políticas donde los destinos de la empresa y sus partícipes quedan a merced del mejor orador o del que supo improvisar a último momento una alternativa que no levantó suficientes resistencias. Una proliferación desmedida de comités suele ser síntoma evidente de falta de liderazgo y de desconfianza en la dirección.

EL DÍA SIN REUNIONES

Efectivamente, hay muchas empresas en las que los comités funcionan muy bien, y sus líderes tienen claro su rol y cómo se compagina este con la necesidad y el deber de trabajar en equipo. Para aquellas que de alguna u otra forma se ven identificadas en los defectos que acabo de señalar, hay muchos medios que se pueden poner para mejorar en su funcionamiento.

Ahora, quisiera ofrecer un breve pero efectivo consejo, que he visto que funciona muy bien: ¡implementen el ‘día sin reuniones’!

El día sin reuniones (y si son dos días, mejor) es una forma muy práctica de liberarle tiempo a la gente para que trabaje, piense, se dedique a profundizar en los asuntos del hoy y del mañana, para que luego pueda verdaderamente enriquecer un debate en un comité.

El día sin reuniones no sólo dará tiempo a los directivos para que saquen adelante su propio trabajo, sino que los enfrentará a sus propias responsabilidades, arrinconándolos con la necesidad de decidir por sí mismos.

En un momento en que las redes sociales, el geoposicionamiento y la tecnología nos permiten seguir paso a paso las andanzas cotidianas de cada uno de nuestros amigos, conocidos y colegas, y la cultura casi nos obliga a hacerlo, proponer limitar el tiempo de reuniones resulta casi una herejía. No sólo podemos estar al tanto de todos en cada momento, sino que pareciera que debemos.

Es precisamente en esta cultura tan global, universal y colectivista que los líderes deben (necesitan) tiempo a solas para ponderar y considerar la infinidad de datos, opiniones e información con que son bombardeados todo el tiempo, desde dentro y fuera de sus organizaciones.

Directivos que no sepan defenderse frente a la proliferación de comités y reuniones están condenados a una gestión mediocre, reactiva e improvisada.
Para un líder actual, defender ese tiempo de intimidad consigo mismo, esos momentos de silencio reflexivo, de estudio y ponderación, es una necesidad apremiante, y tanto más apremiante cuanto mayor la responsabilidad en la organización.  

Raúl Lagomarsino, director

Académico Inalde Business School