Escritorios ordenados obstaculizan la creatividad desordenada

Las fábricas se han vuelto más limpias y organizadas en los últimos años, y ahora la automatización está ordenando a las oficinas.

Reordene su escritorio, cambie de hábitos, redefina su plan de trabajo, cambie de mecanismo y pruebe a hacer las cosas de otra forma. Si no le gusta lo nuevo, siempre puede volver a lo anterior.

Toda la historia de la mejora de los procesos enseña que cada avance les plantea a los gerentes un nuevo reto.

123rf

POR:
Portafolio
mayo 18 de 2018 - 08:12 p.m.
2018-05-18

Si a las personas se les pidiera que adivinaran el mayor cambio en las líneas de producción durante los últimos 30 años, la mayoría probablemente respondería: “los robots”. Pero después de haber visitado numerosas fábricas - produciendo de todo, desde automóviles hasta condones - yo creo que el mayor cambio es más prosaico: es el orden.

(Lea: Organizar el desorden para que se vea orden

Desde en la producción de neumáticos en Michelin hasta en las plantas menos evidentemente industriales - como el centro Mount Pleasant de distribución de correo del Reino Unido - la pulcritud ha pasado de ser una virtud a ser una necesidad.

En algunas fábricas que he visitado, los trabajadores manejan sus estaciones como si estuvieran planeando comer su almuerzo directamente sobre ellas. Lo cual, a diferencia de sus descuidados contrapartes en las oficinas, a ellos nunca se les ocurriría hacer.

(Lea: ‘La innovación está fuera del escritorio’

La automatización ayuda a reducir el desorden: cuanta menos gente haya en una planta, más fácil es mantenerla limpia. Pero los avances más interesantes en la mentalidad de ser pulcro en los talleres de trabajo han sido los avances humanos. Un gerente de operaciones de un pequeño fabricante de componentes me recordó la semana pasada que la eficiencia y la felicidad de un sinnúmero de equipos de fabricación dependen de la aplicación de técnicas básicas inspiradas por los productores japoneses en la década de 1980.

(Lea: La oficina del futuro: realidad virtual, redes 5G y sin correos electrónicos

Una de estas técnicas, nacida de la manufactura esbelta, es el sistema 5S. Las cinco ‘eses’ originales eran japonesas (‘Seiri’, ‘Seiton’, ‘Seiso’, ‘Seiketsu’ y ‘Shitsuke’), y se han traducido al inglés como ‘Sort ‘ (clasificar), ‘Set in Order’ (organizar), ‘Shine’ (limpiar), ‘Standardize’ (estandarizar) y ‘Sustain’ (mantener la disciplina).

El objetivo es garantizar que los espacios de trabajo y las herramientas se organicen y se mantengan limpios, lo cual permite que el trabajo comience de inmediato y que los trabajadores puedan realizar un inventario visual instantáneo de su estación. El gerente de operaciones lo comparó con el sistema que les permite a los ingenieros de Fórmula Uno organizarse y trabajar de forma consistente, sin importar si su Gran Premio se lleva a cabo en Bakú o en Barcelona.

Los padres han instado a sus hijos a que mantengan sus cosas ordenadas desde que comenzó la crianza de los hijos. Las raíces del sistema 5S tal vez se remonten al patriarcal Henry Ford, quien instituyó hace un siglo el sistema ‘Can Do’, por las iniciales en inglés de ‘Clean’ (limpiar), ‘Arrange’ (ordenar), ‘Neatness’ (pulcritud), ‘Discipline’ (disciplina), y ‘Ongoing Improvement’ (mejora continua).

Pero para la década de 1980, los buenos hábitos de fabricación occidentales habían decaído, con graves consecuencias para la gestión, la coherencia, la eficiencia y la seguridad (la cual ahora a menudo se agrega como una sexta 'S') de la cadena de suministro.

Un gerente de planta de ABB le dijo al New York Times en 1992 que su primera impresión al observar a los trabajadores japoneses era que estaban decayendo. Luego se dio cuenta de que “todo lo que hacían era trabajo de valor agregado. No había nadie deambulando en busca de piezas o de instrucciones”. No es sorprendente que el orden de la línea de producción siga siendo una de las medidas indirectas para la buena gestión.

¿Hacia dónde vamos ahora? Una nueva frontera, en gran parte inexplorada, es tu propio escritorio. La ‘oficina esbelta’ ya está aquí. El concepto a menudo se combina con el trabajo ágil. El personal ágil necesita librar una guerra en contra del desorden aunque sólo sea para permitirle a la siguiente persona que use su espacio sentarse y abrir su computadora portátil.

Pero como mi colega Tim Harford claramente escribió en su libro ‘El poder del desorden’, el escritorio ordenado puede reducir la creatividad, el bienestar y el rendimiento. Él citó investigaciones que mostraban que los trabajadores lograban menos en espacios estériles preparados según los estándares del sistema 5S, y más en oficinas que no sólo estaban decoradas, sino en las que el ocupante podía arreglar las decoraciones.

Organizar tu escritorio, él escribió, “puede simplemente ser una manera artística de sentirse ocupado sin hacer nada terriblemente útil”, razón por la cual el desorden de mi escritorio aumenta a medida que yo me sumerjo más en un proyecto (ésa es, al menos, mi excusa). La automatización está ayudando a los trabajadores de oficina y de producción desordenados.

Parte de la montaña de mi material de investigación ahora está organizada, y está organizándose, a través de herramientas como Gmail y Evernote, las cuales destacan los elementos más importantes mientras yo hago búsquedas en línea.

Mientras tanto, los métodos que se están poniendo a prueba en el impecable Centro de Investigación de Fabricación Avanzada de la Universidad de Sheffield ayudan a crear orden a partir del desorden para el beneficio de los trabajadores de las líneas de producción.

Uno de los experimentos incluye un ‘coche kit’, o ‘kit car’, deportivo, el cual es ensamblado por un lado con la ayuda de una combinación de técnicas robóticas y de realidad virtual, y por el otro utilizando un anticuado folleto de instrucciones.

Una computadora guía a los humanos a elegir la pieza correcta de la caja correcta, y detecta a dónde van a buscarla. Un fabricante de cocinas ya está interesado en utilizar este sistema para rastrear tus hábitos de preparación de alimentos y así ajustar los gabinetes de tu cocina y tu alacena según lo descubierto.

La historia de la mejora de los procesos enseña que cada avance les plantea a los gerentes un nuevo reto. Puede que éste sea el mayor reto al que se hayan enfrentado. En teoría, la automatización debiera liberar a las personas para que agregaran más valor. Pero también pudiera hacer que sus trabajos sean cada vez más impersonales, una acusación que fue dirigida a Henry Ford durante su apogeo.

La digitalización pudiera quitarles cuatro de las cinco ‘eses’ de las manos a los trabajadores, absolviéndolos de la necesidad de tener pulcritud al darle sentido al caos en su nombre. Depende de los líderes decidir cómo aprovechar la desordenada creatividad humana liberada por tal progreso y evitar reducir a los trabajadores a meros pulidores de robots.

Andrew Hill

Siga bajando para encontrar más contenido