La revolución tecnológica transformó los eventos corporativo

Streaming, tarjetas virtuales y aplicaciones para móviles están entre la oferta de los avances que facilitan la ejecución de toda actividad grupal.

Tecnología y eventos corporativos

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Tecnología y eventos corporativos

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septiembre 21 de 2015 - 04:16 p.m.
2015-09-21

Hace rato que quedaron atrás el papelógrafo, los marcadores y la exhibición física de productos que forman parte de los eventos empresariales. Hoy la tecnología está presente en la planeación, el diseño y el desarrollo de los mismos y se ha vuelto imprescindible para obtener el impacto y los resultados esperados.

Así lo resume Natalia García Herrera, comunicadora organizacional especialista en realización de eventos empresariales, cuando dice que “no usar la tecnología puede ser, sin duda, un mal referente o una mala presentación para su empresa con las consecuencias que esto implica, tanto para su imagen corporativa como para la elección del cliente entre el abanico de competencias. Los eventos corporativos, con el empleo de las tecnologías, mejoran”, acota García.

Lo que se busca, asegura, es precisamente causar impacto entre los asistentes, pues los eventos empresariales son una vitrina especial de negocio y una solución de mercadeo  para las corporaciones.

Por eso hoy casi que es una obligación emplear iluminación LED, pantallas digitales gigantes, códigos QR, tarjetas de visita electrónica y aplicaciones para teléfonos móviles, entre otros, en los certámenes que se organizan, ya sea la presentación o lanzamiento de un producto, congresos, foros o reuniones de una empresa.

Y las posibilidades son muchas. Van desde la generación de bases de datos virtuales hasta el envío de invitaciones y acreditaciones digitales, shows de imágenes, transmisiones en vivo y registros en medios electrónicos, pasando por el uso de robots.

Carolina Ordóñez, de Katering Blue, empresa que opera el centro de convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada, en Bogotá, afirma que el uso de la tecnología sirve para crear experiencias interactivas y sensoriales, que a la postre son las que garantizan el éxito del evento, algo que, subraya, en ese escenario se logra de buena manera.

“Somos el único Centro de Convenciones de Bogotá con un gran salón de 1.365 metros cuadrados de área libre y seis metros de altura; tenemos las áreas ideales para utilizar herramientas tecnológicas como los drones para la toma de fotografías aéreas, hacer eventos que mezclen lo presencial con lo virtual, para hacer streaming y proyecciones con escaladores, registro digital y remoto, entre otros”, explica Ordóñez, quien agrega que la clave está en adaptarse a las necesidades del cliente y proponerle alternativas tecnológicas, para lo cual cuentan con alianzas estratégicas con proveedores que complementan la oferta que ellos tienen.

Entre las aplicaciones tecnológicas que hay disponibles en Colombia están holografías, suelos, escaparates y orquestas interactivas, pantalla de niebla, bienvenida virtual, video mapping y por supuesto pantallas digitales, efectos de sonido, shows de catering, robots y bienvenidas virtuales.

 

Los drones impactan los eventos empresariales

El abanico de recursos tecnológicos para eventos es tan grande que desde hace dos años, al menos en el país, se comenzaron a emplear los drones, con los que se hacen transmisiones y grabaciones.

Una de las pioneras es la firma Sky Zoom, cuyo gerente, Eduardo Camacho Castillo, afirma que la tecnología ha avanzado mucho y hoy se pone al servicio de todas las áreas; una de ellas, por supuesto, la planeación y desarrollo de eventos corporativos.

“En nuestro caso, con los drones lo que hacemos es mostrar un ángulo diferente de lo que el cliente quiera promocionar o desarrollar, por ejemplo, convenciones, foros y encuentros, pasando incluso por bodas, partidos y reuniones”, explica Camacho.

Agrega que el objetivo de los eventos empresariales es impactar a los asistentes y participantes, algo que claramente logran los drones con las tomas que hacen de video en alta definición desde el aire.

“Con el uso de la tecnología se eleva la calidad de las reuniones, haciendo vivir a los asistentes una experiencia envolvente y de cercanía con la marca. Eso sí –advierte García Herrera– todas esas reuniones, foros y congresos, si no hacen parte de la estrategia o el plan de comunicación corporativo, no tienen sentido; la idea es articularlos”.

 

Las opciones tecnológicas

Entre las herramientas que ya se disponen en el país están:

Video mapping: consiste en proyectar imágenes en superficies reales e inanimadas, como edificios, para producir sensaciones de tercera dimensión o movimiento.

Streaming: son transmisiones de video y audio que se hacen a través de Internet y que posibilitan seguir en tiempo real eventos como conferencias, foros, entre otros.

Holografías: imágenes virtuales que, combinadas con personas u objetos reales, permiten impactar los sentidos de los asistentes. Sirven, por ejemplo, para dar la bienvenida.

Suelo interactivo: proyecciones de imágenes, especialmente de la empresa, en el piso donde se desarrolla el evento, para llamar la atención de los invitados.

Pantalla de niebla: espacios donde se pueden proyectar imágenes que parecen que están en el aire y que a su vez se pueden atravesar, creando mensajes y anuncio que interesan al visitante.

Aplicaciones para móviles: especialmente diseñadas para ser la mejor guía y agenda en las reuniones corporativas. Con ellas se recuerdan los horarios, se accede a material audiovisual y se promueve la participación.