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7 factores para escoger un proveedor de documentos electrónicos

Las nuevas normativas de la Dian implican un importante cambio sistémico sobre las compañías emisoras de documentos equivalentes P.O.S.

Sovos

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diciembre 23 de 2022 - 10:04 a. m.
2022-12-23

El 1 de febrero de 2023 comienza a regir en Colombia, de acuerdo con la Resolución 1092 publicada por la Dian, el calendario de implementación para comenzar a exigir un límite máximo de 5 unidades de valor tributario -cerca de 45 dólares o 200 mil pesos colombianos- al expedir documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema P.O.S. A partir de ese monto, los contribuyentes se verán en la obligación de emitir facturas electrónicas de venta.

Adicionalmente, existe un Proyecto de Resolución de fecha 19 de agosto de 2022 que -de transformarse en resolución- indica que, a partir de febrero del 2023, todas las emisiones de documentos equivalentes (empezando por el documento equivalente P.O.S.) tendrán que enviarse vía electrónica a la Dian, tal como hoy ocurre con la factura electrónica. En ese momento comenzarán a denominarse documentos equivalentes electrónicos P.O.S.

¿Por qué estos cambios?


La Dian requiere ampliar el control sobre las ventas para aumentar la recaudación de impuestos, abarcando a un número mayor de empresas, incluso, de menor tamaño, e impulsar la modernización del sistema tributario colombiano.

Las nuevas normativas implicarán un cambio sistémico de envergadura sobre las compañías emisoras de documentos equivalentes P.O.S. y tickets manuales, particularmente las pertenecientes a las industrias del 'retail', supermercados, farmacias, peajes y grandes cadenas de restaurantes, que necesitan una solución de facturación electrónica para cumplir con los requerimientos de la Dian.

Aquí le contamos cuáles son los factores imprescindibles al escoger a un proveedor al momento de implementar:

1. Alta escalabilidad: una de las características de la industria del 'retail' es su potencial de crecimiento. Un proveedor de sistemas de facturación electrónica para sistemas P.O.S. debe tener la arquitectura suficiente para reaccionar ante una eventual rápida expansión, sin dejar de proporcionar un servicio de calidad.

2. Disponibilidad: el software del proveedor debe permitir la conexión desde cada sistema P.O.S. del cliente a la nube para conectarse con el ente tributario, asegurando máxima estabilidad. Una eventual caída del sistema puede significar decenas de miles de dólares en pérdidas.

3. Confiabilidad: es imprescindible que el software sea confiable, probado, que la información sea correcta, y que fluya correctamente para completar los procesos, al mismo tiempo que es resguardada.

4. Flexibilidad: el proveedor debe proporcionar una plataforma agnóstica, es decir, que tenga la capacidad de conectarse con diversos sistemas P.O.S., desde los más antiguos, a los de última generación.

5. Adaptabilidad: dado lo vertiginoso de los cambios regulatorios en Latinoamérica, el proveedor debe tener la capacidad de conocer anticipadamente cualquier nuevo mandato en curso y adaptar el sistema del cliente a tiempo para evitar multas y detenciones en el servicio.

6. Rapidez: capacidad de respuesta ante aumento en la cantidad de puntos de venta de clientes y de incorporar nuevos contribuyentes a medida que la autoridad tributaria lo indique.

7. Experiencia: Probablemente, el punto más relevante para evaluar a un proveedor de sistemas de facturación electrónica para sistemas P.O.S.: No basta con que sea experto en factura. Es fundamental que tenga experiencia en 'retail' e instalación de P.O.S., dado el impacto que tiene este cambio en los sistemas usuarios y a los requerimientos técnicos que demanda.

¿Por qué elegir a Sovos como proveedor tecnológico?

• Más de 40 años de trayectoria en análisis tributario de clase mundial.
• Sovos es el único proveedor presente en Colombia con experiencia previa en la implementación de documentos equivalentes electrónicos P.O.S. Fue pionero en Chile, Perú y Brasil, países que ya tienen modelos de generación de documentos P.O.S. con distintos esquemas normativos, lo que se traduce en que la solución de Sovos para Colombia esté diseñada/implementada considerando toda la experiencia en estos mercados.
• Sovos tiene experiencia en grandes cadenas de 'retail', donde ha implementado más de 10 mil puntos de ventas con éxito.
• En Colombia ha acompañado a la DIAN desde el piloto de facturación electrónica en el país.
• Transacciones: 2 mil millones DTEs/año, 70% del volumen del 'retail'.
• Operación 24/7 garantizada.
• Aplicativo robusto que se integra a las distintas tecnologías P.O.S. de los clientes.
• Equipo técnico con conocimiento específico asociado a los procesos P.O.S.
• Monitoreo constante a lo largo de todo el proceso.
• Escalabilidad: preparados para incrementos exponenciales en la cantidad de puntos de venta en términos de infraestructura.
• Equipo mundial de expertos regulatorios, que alertan de cambios normativos, y de analistas de negocios, que traducen los requerimientos asociados a las áreas de producto.

¿Quiere saber más? Pinche acá.

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