Durante los últimos años se han observado diversos cambios en las regulaciones fiscales en Colombia y el país se ha convertido en uno de los líderes en la implementación de la facturación electrónica en América Latina. Estos cambios incluyen la migración hacia documentos tributarios electrónicos, lo que implica que las empresas deben emitir facturas electrónicas en lugar de documentos físicos en papel, y la introducción de un proyecto de resolución para documentos equivalentes electrónicos que regula la migración de los documentos equivalentes hacia el formato electrónico.
Además, la implementación de la validación y autenticación de documentos electrónicos antes de ser entregados a los adquirentes, así como la introducción de la 'nota de ajuste' como mecanismo para corregir o anular un documento equivalente electrónico.
Lo anterior refleja la modernización de los procesos fiscales en Colombia y la promoción de la tecnología en la facturación y la gestión de documentos. En ese sentido es esencial que las empresas estén al tanto de estas regulaciones y se preparen con anticipación para cumplir con los plazos establecidos, evitando sanciones y garantizando así, un cumplimiento tributario adecuado.
“Para que las empresas puedan mantenerse actualizadas con las regulaciones fiscales cambiantes de la Dian, especialmente en el contexto de la nueva resolución que regula la migración de documentos equivalentes hacia el formato electrónico, deben estar informadas, asegurarse de que sus equipos de tecnología, finanzas y contabilidad estén capacitados y conscientes de los cambios en las regulaciones fiscales, tener claridad de la importancia y necesidad de cumplir con las modificaciones normativas, buscar la asesoría de expertos tecnológicos, actualizar su software de facturación y llevar un registro detallado de todas las transacciones y documentos electrónicos emitidos, entre otros”, afirma Mario Giraldo, Sales Engineer de Sovos.
En cuanto a las implicaciones para las entidades que no cumplen con las regulaciones fiscales de la Dian es fundamental destacar que el cumplimiento es esencial para evitar sanciones y garantizar una operación legal y transparente. Trabajar en estrecha colaboración con expertos locales y globales, para seguir las directrices de la Dian y las tendencias regionales en facturación electrónica, les permite que se mantengan actualizadas. Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción y el incumplimiento de los plazos establecidos, e incluyen multas, inhabilitación para facturar electrónicamente y pérdida de beneficios fiscales, entre otros problemas legales.
Avanzar con un proveedor tecnológico
En línea con ello, expertos aseguran que elegir un buen proveedor tecnológico ayuda a las compañías a estar al día con las normativas fiscales de la Dian y hasta mejorar la eficiencia de sus procesos internos con herramientas que permitan automatización y control interno. De acuerdo con el Sales Engineer de Sovos, un proveedor tecnológico sólido puede cooperar de varias maneras.
“El proveedor debe estar al tanto de las últimas regulaciones fiscales y normativas de la Dian, lo que garantiza que los sistemas y procesos cumplan con las regulaciones vigentes. Además, mantiene actualizados los sistemas y software, evitando multas y sanciones por no cumplir con las regulaciones
actualizadas, y brinda soluciones que permiten implementar de manera efectiva los documentos tributarios electrónicos”, dice Giraldo.
En ese contexto, seleccionar a un proveedor tecnológico es clave, razón por la cual, fijarse de factores como su potencial de crecimiento, la disponibilidad y conexión de su software, la confiabilidad, la adaptabilidad y la capacidad de respuesta, no se pueden negociar a la hora de elegirlo.
Retos y desafíos electrónicos
Al analizar los retos a los cuales las organizaciones se enfrentan en relación con los temas tributarios, salen a relucir la implementación del documento equivalente electrónico y la gestión de las facturas de venta.
En lo que se refiere al documento equivalente electrónico, implica un cambio sistémico de envergadura sobre las compañías emisoras de documentos equivalentes POS y tickets manuales, particularmente las pertenecientes a las industrias del retail, supermercados, farmacias, peajes, grandes cadenas de restaurantes e inclusive empresas de ventas en línea. Esto plantea varios desafíos vinculados a la adaptación tecnológica, ya que probablemente deban actualizar sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos técnicos establecidos por la Dian, presión para que actúen rápidamente y se aseguren de cumplir con la transición dentro de los plazos establecidos, y preparación para chequear y prevenir cualquier inconveniente durante el proceso de implementación.
“Para abordar estos desafíos, pueden considerar la colaboración con proveedores tecnológicos confiables que ofrecen soluciones especializadas en cumplimiento tributario y facturación electrónica. Estos proveedores pueden guiarlas para implementar eficazmente el documento equivalente electrónico, garantizando la conformidad con las regulaciones y proporcionando la consultoría y el soporte técnico necesario”, explica Giraldo.
Por otro lado, respecto de la gestión de facturas de venta, los obstáculos que las organizaciones enfrentan al emitir y gestionar facturas de venta en Colombia abarcan adaptar los sistemas y procesos de facturación para cumplir con los requisitos técnicos establecidos en la nueva resolución, cumplir con las normas, integrarse con proveedores tecnológicos y gestionar otros costos asociados. Para superarlos pueden planificar y prepararse para la implementación de la resolución de la Dian, evaluando en qué deben invertir, y capacitándose sobre los nuevos procesos y requisitos.
Sovos, líder global en el desarrollo de software tributario
Cuando se habla de aliados tecnológicos, se habla de Sovos, un proveedor global de software y servicios para el cumplimiento tributario en cualquier lugar del mundo, que simplifica la emisión de la factura electrónica bajo las normativas dictadas por las entidades tributarias como la Dian, en Colombia. La solución de facturación electrónica de Sovos reduce el impacto que implica emitir documentos fiscales en tiempo real. Además, sus productos en la nube y el software como servicio (SaaS) se integran con una amplia variedad de aplicaciones y procesos de cumplimiento gubernamental.
“Con más de 40 años de trayectoria en análisis tributario de clase mundial, Sovos fue el precursor de la facturación electrónica en el mundo. Es el único proveedor presente en Colombia con experiencia previa en la implementación de documentos equivalentes electrónicos POS. Fue pionero en Chile,
Perú y Brasil, entre otros países, que ya tienen modelos de generación de documentos POS con distintos esquemas normativos, lo que se traduce en que la solución de Sovos para Colombia esté diseñada considerando toda la experiencia en estos mercados”, explica Giraldo.
En el territorio nacional, Sovos se destaca como un proveedor líder de soluciones de cumplimiento fiscal y servicios especializados, con un enfoque particular en las normativas de factura electrónica.
“Sovos es líder en el campo del cumplimiento tributario en el territorio nacional, con una sólida trayectoria y experiencia en el mercado. En Colombia ha acompañado a la Dian desde que se creó el piloto de facturación electrónica en el país. Cuenta con equipos técnicos expertos y conocimiento específico asociado a las problemáticas del sector de retail y sus procesos vinculantes a las máquinas POS. Asimismo, tiene un equipo mundial de más de 100 expertos regulatorios que alertan de cambios normativos y analistas de negocios que traducen los requerimientos asociados a las áreas de producto”, puntualiza Giraldo.
Por último, los beneficios principales que Sovos otorga a sus clientes incluyen la optimización de los procesos relacionados con la facturación electrónica, el cumplimiento normativo, la mejora de la eficiencia de los procesos fiscales y la garantía de la autenticidad de los documentos fiscales, entre otros.
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