‘Colombia está en una transición hacia el expediente electrónico’

David Varela, abogado consultor experto en temas de justicia digital, habla sobre los avances y retos en la implementación de esta tecnología.

David Fernando Varela, abogado especialista en ciencias  socioeconómicas de la Universidad Javeriana.

David Fernando Varela, abogado especialista en ciencias socioeconómicas de la Universidad Javeriana.

Archivo particular.

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Portafolio
septiembre 26 de 2018 - 10:38 p.m.
2018-09-26

Por estos días, mientras va tomando forma en el Congreso un nuevo intento de reforma a la Justicia, cabe recordar que el Presidente Iván Duque Márquez ha insistido, desde los días de su campaña, en la necesidad que acercar al ciudadano al aparato judicial con la ayuda de herramientas tecnológicas como el expediente electrónico. 

Así lo reiteró hace un mes, antes de radicarse la citada iniciativa, durante la instalación del congreso de Adicom en Cartagena, donde dijo: "La reforma a la justicia (...) tendrá un elemento digital para acercar a los ciudadanos al servicio y transformar su relación con el Estado".

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Durante su intervención, el mandatario destacó la necesidad de implementar sistemas como el expediente electrónico, mecanismos alternativos de resolución de conflictos y las denuncias en línea. Para lograr la transformación digital que propone, Duque insisitó en la necesidad de una gran alianza entre el sector público y privado. 

El Ministro de las TIC será el gran articulador de esa sociedad digital y el país tendrá, por primera vez, una Alta Consejería para la Innovación y la Transformación Digital que trabajará directamente con la Presidencia. Además el sector TI será objeto de reformas mediante un proyecto de ley. 

Este entorno político lleva a pensar que en los próximos años, el país acelerará el paso en lo que a la digitalización de la justicia se refiere, y pocos colombianos han estado tan cerca de ese proceso como David Fernando Varela, abogado especialista en ciencias socioeconómicas de la Universidad Javeriana, y consultor internacional del BID, el Banco Mundial y USAID. Varela habló con Portafolio sobre los avances y los enormes retos que tiene el país en materia de expediente electrónico. 

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¿Dónde estamos y para dónde vamos en materia de expediente digital? 

Creo que estamos comenzando, hay instituciones públicas que ya tienen algunos avances, como las superintendencias, en especial las de Industria y Comercio, Sociedades y Financiera. Diría que ellas son líderes. Otras instituciones no han avanzado tanto, pero tienen proyectos y programas. No se puede cambiar la manera de operar o de ser de las instituciones sin incorporar la tecnología, pero el proceso no puede alterarse. Primero hay que definir a dónde se quiere llegar en las relaciones con los ciudadanos, y después se escoge el instrumento más apropiado, porque el instrumento digital no es un fin en sí mismo. 

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Y en eso tenemos que ser muy claros los que trabajamos en el mundo de la consultoría. No podemos tampoco caer en una ilusión digital creyendo que encontramos la panacea y que con eso vamos curar todos los males tradicionales de las instituciones públicas. Primero tenemos que definir muy bien qué queremos. 

¿Y quién define ese rumbo? 

Con el liderazgo del Mintic hoy tenemos más acceso. Ya existen en el país numerosos documentos de política sobre manejo, gestión y gobernanza de la información. 

También en Planeación Nacional hay documentos Conpes, de alta política pública, que trata estos temas. Colombia trata de sintonizarse también con estándares internacionales y los países OCDE son su modelo. No somos un islote perdido, estamos atentos a lo que está pasando en el mundo. Por ejemplo: hoy se habla mucho, del Togaf, la herramienta de arquitectura empresarial. 

¿Qué es TOGAF? 

Es un estándar internacional de arquitectura empresarial que facilita el ejercicio previo que debe realizarse antes de cualquier inversión en tecnología para definir: qué institución se quiere, de qué tamaño, de qué características y qué estructura. La arquitectura empresarial implica un ejercicio de "conceptualización" de una institución, de su misión, sus productos y servicios y de sus clientes. Creo que en esto hemos avanzado y debemos ser muy constructivos, reconocer lo que se ha hecho. tampoco podemos ignorar que estamos en una etapa de transición y aún no hemos podido dar los grandes saltos. Los ciudadanos todavía dependen del papel y los funcionarios judiciales también. 

El tema parece estar muy bien diagnosticado pero poco implementado... 

La Rama ha hecho esfuerzos. Varios documentos han sido debatidos y aprobados pero su ejecución se ha quedado atrás. En parte, por falta de recursos, en parte porque ha sido difícil tomar algunas decisiones claves. Yo entiendo que la Rama continúa avanzando y en este momento tiene programas ambiciosos que de nuevo incorporan a la cooperación internacional y al Banco Mundial para ver cómo arranca definitivamente la solución digital del ciudadano. Hace dos años, apoyamos a la Rama en el diseño de un Modelo Integrado Único de Negocio, el MIUN, que hicimos con una firma chilena. Este fue un ejercicio exitoso de traducción de los códigos procesales existentes a un lenguaje de programación para simplificarlos y optimizarlos. 

¿El MIUN vendría siendo una etapa precia al expediente digital? 

Así es. Cuando se traduce un código procesal para efectos de después construir un expediente digital, lo que describe o lo que ordena la ley debe convertirse en flujogramas que faciliten el intercambio de la información y la toma de decisiones. Luego se emiten documentos, se expiden copias, todo dentro de unos tiempo y unos responsables definidos para que cualquier programa o software automatice las actuaciones de la Rama Judicial. Era necesario realizar ese ejercicio previo y creo la Rama ha avanzado a un punto en el que solo falta la definición de cuál va a ser el software que, usando ese lengua de programación, automatice los procesos internos y sus relaciones con los usuarios. 

Creo que ya está construida la base, solo faltan unas decisiones claves que podrían permitir en pocos meses o años, dependiendo de los recursos y de la capacidad de ejecución, la solución que todos esperan. El expediente digital es como el producto estrella de un proceso de digitalización, pero previo a él hay todos estos aspectos. 

¿Hay algún piloto en marcha para ver cómo funcionan estos códigos en lenguajes de programación? 

Este primer paso de traducción de los códigos procesales a un lenguaje de programación ya se hizo hasta el nivel 2. El nivel 3, que ya es un programa de operación, lo hicimos solo para el proceso ejecutivo singular en el Distrito Judicial de Manizales, en agosto de 2016. Luego, sí se puede, no es que sea tan difícil. Las herramientas están en el mercado: los lenguajes de programación y los softwar.

Creo que es cuestión más de un proceso de decisión y ejecución, obviamente ligado a recursos. Entiendo que la Rama ha tenido limitaciones en los últimos años, pero también sé que la cooperación internacional, el Banco Mundial y posiblemente el BID, estarían interesados en apoyarla.

Ahí resulta decisiva la articulación entre Gobierno Nacional y Rama Judicial…

La Rama Judicial debe estar explorando escenarios de financiación y creo que el gobierno tendrá que definir si respalda esas solicitudes o no. Por el mensaje del Presidente Duque y de la ministra de Justicia, diría que el gobierno está comprometido en apoyarlas.

La voluntad política está, pero ¿qué tan demoradas serán las reformas necesarias para que el expediente sea una realidad?

Cuando la ministra dirigía la Corporación Excelencia en la Justicia realizamos un ejercicio titulado “Pacto por Colombia”, coordinado por Mckinsey, con participación de numerosos expertos colombianos. Allí se prepararon una serie de propuestas para entregárselas a la administración. El expediente digital estaba entre las prioridades, al igual que los temas de reingeniería institucional.

La verdad es que sí se necesitan unos cambios para que las herramientas electrónicas alcancen todo su potencial y se conviertan en verdaderas soluciones, porque de lo contrario, pueden ser vehículos costosos que no mejorarán las relaciones de las instituciones con la ciudadanía.

Hay áreas que requieren una reingeniería y aquí entramos al terreno de las reformas legales o reglamentarias, que son necesarias pero en paralelo, porque no podemos secuencializar, es decir, no podemos esperar a que todas las reformas legales estén listas para después hacer los ajustes operacionales.

Tenemos que seguir trabajando en ambos campos. Hay que hacer una arquitectura empresarial independientemente de que las reformas legales o incluso constitucionales puedan tomar meses o años.

Hay que trabajar con lo que tenemos, puede que no sea lo ideal pero nos concede un margen de reingeniería institucional sin necesidad de cambiar la Constitución o las leyes. Yo creo que eso lo tienen muy claro el Presidente y la ministra y por eso sería muy optimista sobre el proceso que comienza.

Hablemos de los recursos: ¿hay alguna cifra estimada de cuánto puede costar el salto al expediente digital?

Según varios estudios que se realizaron en la Rama Judicial, los estimados variaban, pero estaban en el orden de los 150 mil millones de pesos de hace unos dos años. Esa era una suma colosal para la Rama pero no es tan inalcanzable. Creo que la misma banca multilateral podría apropiar recursos para ayudar al país si la definición sobre las prioridades es clara.

En el ámbito internacional, ¿qué países están a la vanguardia en materia de expediente electrónico?


Atravesamos un momento de efervescencia en el mundo de la justicia digital en distintos países. El Reino Unido fue pionero y sigue a la vanguardia. Su experiencia lleva casi 20 años en proceso de reingeniería y arquitectura, y hoy tiene procesos perfectamente automatizados. Por ejemplo, lo que nosotros llamamos el proceso ejecutivo singular, el cobro de una deuda, ellos lo llaman el money claim. El money claim lleva más de quince años en operación y es perfectamente digital.

¿Cómo funciona?

El acreedor simplemente presenta una demanda digital y el tribunal se la notifica digitalmente al deudor. El fallo también se emite digitalmente. Este proceso es esencialmente documental, se basa sobre una factura no pagada o un cheque sin fondos, un documento.

Una vez se obtiene su imagen o soporte y se integra al expediente digital, no es necesario acudir a audiencias ni realizar mayores debates, pues se trata de disputas sencillas: se pagó o no se pagó, se debe o no se debe, no hay espacio para oratoria forense ni para discursos. Inglaterra ha sido el parámetro para otros países como Canadá que ha avanzado muchísimo también.

¿Y a nivel latinoamericano?

Yo diría que Costa Rica y Chile tienen los sistemas más adelantados. Pero algunas jurisdicciones en México, por ejemplo, la tributaria, la del Distrito Federal y las de algunos estados como Nuevo León y Sonora, también son líderes en temas de digitalización de sus justicias. Brasil tiene algunas experiencias importantes a nivel de altas cortes. El caso del Perú es bien interesante porque allí, con el apoyo del Banco Mundial se logró digitalizar la jurisdicción laboral en el Tribunal de Lima Norte. Se trata de una jurisdicción que cubre a cerca de tres millones de personas.

¿Cómo cambia el expediente digital la cultura judicial de un país?

De muchas formas, todas ellas sintonizadas con lo que quieren los ciudadanos de hoy, esto es, que todo pueda manejarse con la misma facilidad con que se utiliza WhatsApp desde un celular. Venimos de sociedades rurales e individuales, donde cada expediente tenía un trato primoroso, casi que artesanal y artístico, y los procesos se demoraban fácilmente diez o veinte años porque lo que primaban eran los debates sobre linderos, los pleitos civiles sobre haciendas y complejos asuntos sucesorales.

Las relaciones individuales y personales todavía prevalecían. Hoy es muy distinto. En la sociedad de masas, los ciudadanos demandan una justicia rápida y digitalizada que les permita llegar a las autoridades sin tener que esperar los mismos veinte años para obtener una sentencia. Creo que tenemos que ser conscientes, operadores de la justicia y abogados, de que el tiempo de aquellas obras de arte ya ha pasado.

Hemos entrado en una época donde las construcciones y los productos masivos responden a necesidades que no podríamos resolver de otra manera. No podemos seguir pensando que cada sentencia va a ser una pequeña obra de arte que el juez va cultivando durante años, construyéndola hasta que llegue a la solución jurídicamente perfecta. Eso puede ser válido en unos pocos casos que lo merezcan. Pero no en el 99% de los que van a necesitar procesos estandarizados y posiblemente, hasta soluciones estandarizadas.

Es triste decirlo, porque quisiéramos algo más artístico, y lo estandarizado no nos seduce tanto. Pero es lo que el ciudadano necesita. No quiere una obra de arte, quiere una solución pronta y quiere una relación más directa y eficiente con el Estado.

¿Avanzamos, como sugiere Richard Susskind, hacia una justicia sin cortes y sin abogados?

La digitalización de la justicia y su masificación debe abrir la posibilidad de que los ciudadanos ejerzan sus derechos directamente, sin necesidad de un abogado. Pueden usar al abogado si lo desean, pero si se sienten en capacidad de presentar sus demandas con su conocimiento y en casos no complejos como liquidaciones laborales o de créditos ejecutivos, ¿por qué no?

En esos casos, el ciudadano debería tener la opción. O busca un abogado o ejerce su derecho por sí mismo y para eso, la administración de justicia debe proporcionarle unas plantillas muy fáciles de llenar. Lo mismo aplica que en las relaciones con autoridades administrativas.

Por Juan Martín Fierro
Especial para Portafolio

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