¿Cómo eludir a los usurpadores de tiempo?

El día solo tiene 24 horas, 1.440 minutos y 8.640 segundos. Este periodoes suficiente para trabajar, estar con la familia, divertirse, iral restaurante y, si se quiere hacer una siesta, recuperar energía yprender las turbinas para volar a la altura de crucero.

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octubre 31 de 2006 - 05:00 a.m.
2006-10-31

Un buen ejecutivo o cualquier persona no necesitan más paracumplir a cabalidad con sus labores.Además, este factor tan apreciado, no se puede alargar,ni privatizar, ni mucho menos negociar con las manecillas delreloj. Así, que no hay otra alternativa que maximizarlo, darle eluso apropiado y dimensionar su realidad inmutable, la cual podríamosresumirla en un adagio popular: ‘el tiempo perdido lo lloranlos santos’. ¿Cómo aprovechar al máximo posible la jornada? Los sicólogostienen una fórmula que han alimentado con las experiencias enel campo de la administración: Planeación, Organización, Ejecucióny Seguimiento (Poes). El primer paso Planeación no es otra cosa quela selección de misiones, objetivos, metas y sus elementos o mediosde control. Quien no tenga en claro este concepto andará a la derivay es posible que llegue a la conclusión más desgarradora: terminóel día y no se hizo nada.¿Cuántas veces sucede que los minutos y las horas parecen habersido inútiles a pesar de sentir la sensación de una paliza en todo elcuerpo? La verdad es que la falta de planeación es una ladrona de tiempo.En Colombia todavía es costumbre llegar a la oficina a verqué se debe hacer durante el día. No se tiene una agenda definida, no existe una programación de actividadesni objetivos claros. Si eso es así, lo mínimo que va a sucederes desperdiciar tiempo valioso, irrecuperable. Se empezarána hacer llamadas sin importancia para llenar el vacío, a dargiros por los pasillos o la cafetería y a hablar con el primero que seencuentre.Como no se han fijado prioridades ni categorizado actividades esposible que se empiece por lo menos relevante. Al final se hizo todo,excepto lo verdaderamente importante y entonces aparecen las acumulacionesde trabajo y surgen las lamentaciones: “no tengo tiempo nipara ir al baño”, se dice. OrganizaciónPlanear no es suficiente y necesita un paso inmediato que es laorganización. Con unos objetivos definidos y un plan de actividadespreviamente concebido se jerarquizan responsabilidades paraasignar metas.Cada persona sabe, sin ambigüedades, lo que debe hacer y enqué periodo de tiempo. Por tanto, el gerente o el líder tuvo que impartirunas ideas claras y precisas para evitar la confusión y laproliferación de disculpas, tales como “yo lo que entendí fue esto”,“pensé que era para mañana”, o “yo creí que así era mejor”.Una buena organización requiere la asignación específica deresponsabilidades, definición de fechas de entrega, planes de contingenciay diseño de una estructura de fácil comprensión.Cuando existe un orden apropiado, el tiempo rinde y tanto losniveles de eficiencia como productividad aumentan.HERMÓGENES ARDILACONTENIDO@ELEMPLEO.COMVERSIÓN COMPLETA EN:WWW.ELEMPLEO.COM/INFO/PORTAFOLIO

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