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Innovación

Las razones por las que adoptar la firma electrónica es algo esencial

Sirven, entre otras cosas, para aumentar la seguridad, reducir los costos operativos y mejorar la productividad de los empleados.

Firma digital

Las firmas electrónicas no son una tecnología nueva, y la gran mayoría de países ya cuenta con leyes que rigen su legalidad.

iStock

POR:
Portafolio
octubre 25 de 2021 - 12:05 a. m.
2021-10-25

Estamos experimentando una nueva era digital desencadenada por una adaptación forzada que inició con la pandemia. Hoy, más de un año después, muchas organizaciones están aprovechando las ventajas que este nuevo enfoque digital les trajo frente a los procesos manuales y tradicionales.

(Vea: ¿Por qué la factura electrónica debe ir con firma digital?).

Para muchas compañías, un cambio simple a lo digital llegó con el uso de firmas electrónicas, las cuales les han ahorrado tiempo y dinero, facilitando procesos que antes se realizaban con firmas autógrafas presenciales.

Las firmas electrónicas no son una tecnología nueva, y la gran mayoría de países ya cuenta con leyes que rigen su legalidad y validez dependiendo de la aplicación para la que se usen. Esto ofrece a muchas organizaciones, particularmente a las que están en el sector de los servicios financieros, la confianza y seguridad asociadas con las firmas autógrafas presenciales. A pesar de esto, muchas compañías en la industria desconocen los beneficios de las firmas electrónicas más allá de su uso durante la pandemia, y se preguntan si son o no rentables, si les ofrecen la seguridad necesaria, y si se están utilizando correctamente. A continuación, presentamos cinco razones por las que la incorporación de firmas electrónicas en los planes de transformación digital es algo fundamental:

(Vea: Cómo firmar digitalmente la factura electrónica).

1. Mayor seguridad: las firmas electrónicas ofrecen un método seguro para obtener firmas legalmente válidas que además demuestran quién firmó, en qué orden, y cuándo y dónde se firmó un documento, todo mediante el uso de marcas de tiempo y recopilación de las direcciones IP. La posibilidad de incorporar factores de autenticación avanzada permite asegurarse que solo las personas correctas puedan acceder a la sesión de firma de los documentos. Además, los documentos firmados están protegidos con tecnología de cifrado digital para garantizar la integridad de los mismos y de las huellas de auditoría que deja el proceso.

2. Una experiencia de cliente mejorada: mejorar la experiencia del cliente ofreciendo un proceso de enrolamiento y apertura de productos completamente digital es clave para mantener una ventaja competitiva en todo el sector de servicios financieros. Las firmas electrónicas reducen las tasas de abandono durante los procesos de apertura de cuentas, ya que eliminan la necesidad de pasar por un proceso de verificación y firma en la sucursal. Además, la opción de añadir asistencia humana a un proceso de firma electrónica con la ayuda de la función de videoconferencia asegura que los trámites complejos puedan ser completados en una sola sesión con la ayuda de un asesor. Los clientes de hoy esperan que las compañías con las que interactúan les ofrezcan servicios digitales convenientes y eficientes.

(Vea: Todo lo que tiene que saber sobre firma electrónica y firma digital).

3. Un aumento de la productividad de los empleados: las firmas electrónicas permiten a los empleados trabajar de manera más eficiente y recibir información sobre cómo van progresando las firmas de los documentos sin requerir la presencia física del cliente o del colega para recibir una firma. Las firmas electrónicas ahorran tiempo que los empleados pueden usar para enfocarse en las relaciones con los clientes o en otras tareas críticas para el negocio, en lugar de tener que corregir errores, reescribir documentos o dedicar tiempo a procesos manuales como el registro de documentos.

4. Menos gastos operativos: dado que las firmas electrónicas se procesan completamente en línea, no es necesario firmar o transportar documentos en papel de forma manual. Por eso, ahorran a las compañías dinero en papel y suministros de correo, y también ahorran tiempo al personal, ya que ya no es necesario tramitar los documentos a mano.

5. Cumplimiento normativo: con la creciente adopción de las firmas electrónicas, las leyes de todo el mundo se están actualizando. En muchos países, las firmas y registros electrónicos ahora se tratan como cualquier otro tipo de datos electrónicos y son tan admisibles como si fueran registros en papel. La Ley 527/1999 fue la primera en Colombia que abordó las firmas electrónicas y estableció que tienen el mismo efecto legal que las firmas de tinta, dado que capturan la intención electrónicamente y crean acuerdos legalmente vinculantes y ejecutables. Otras leyes y decretos aprobados desde entonces regulan el uso y los requisitos de validez de las firmas electrónicas y digitales, como el Decreto 2364/2012, el Decreto 333/2014, el Decreto 1413/2017 y el Decreto 620/2020. En cualquier caso, los datos de creación de la firma deben corresponder exclusivamente al firmante, y cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos debe ser detectada después de la firma.

(Vea: Cinco razones para que las pymes adopten la firma electrónica).

Las organizaciones han cambiado la forma en que atienden a sus clientes e interactúan con sus empleados, y las firmas electrónicas son un habilitador del futuro de los negocios digitales en todo el mundo. Las firmas electrónicas proporcionan una sensación de transparencia, eficiencia y seguridad que los métodos de firma tradicionales no pueden ofrecer. Al aumentar la seguridad, reducir los costos operativos, mejorar la productividad de los empleados, mejorar la experiencia del cliente y ayudar a las compañías a cumplir con las normativas aplicables de forma continua, las firmas electrónicas ofrecen muchos beneficios. Las organizaciones que aprovechen esta tecnología habrán dado un paso más en su trayectoria de transformación digital y serán relevantes, tanto ahora como en el futuro.

(Vea: Dian facilita trámite de la firma electrónica, sin salir de casa).

CAMILO MÉNDEZ
Director de Transformación Digital en OneSpan

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