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Así funcionará la nómina electrónica en el país

Este documento notifica a la Dian los pagos que se hacen cada mes e incluye los costos y deducciones realizados a cada uno de los empleados.

Nomina

Este documento es un soporte que contiene el detalle de los valores devengados y deducidos a personas vinculadas a través de una relación laboral.

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Portafolio
abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

La nómina electrónica es el nuevo documento electrónico exigido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y que consiste en el soporte de pago de los dineros que un empleador abona a las personas con las cuales se tiene una relación laboral o legal y reglamentaria, y que debe emitir a esa entidad.

Al respecto, Alexandra Reyes Gómez, presidente de Carvajal Tecnología y Servicios, dice que la nómina electrónica hace parte de los sistemas de facturación electrónica definidos en la Resolución 042 de 2020, cuya normatividad e información técnica se establecieron en la Resolución 13 de 2021.

De acuerdo con lo anterior, añade que este documento electrónico es un soporte que contiene el detalle de los valores devengados y deducidos por nómina a personas vinculadas a través de una relación laboral o legal vigente y reglamentaria, así como los pagos a pensionados a cargo del empleador. En este se incluyen costos y deducciones realizados por nómina a cada uno de los beneficiarios. El documento de nómina electrónica –anota– deberá generarse de forma mensual acumulada e independiente por cada beneficiario.

“Los tipos de documento requeridos para realizar la nómina electrónica son: soporte de pago de nómina electrónica, que debe ser solo un documento por mes por cada beneficiario del pago que tenga la empresa, el cual corresponde al comprobante de nómina de dicho trabajador, en el que se debe indicar lo devengado, deducido y el neto. Y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores en el contenido y que el sujeto obligado deberá reemplazar o eliminar de acuerdo con el evento presentado. Podrá hacerse tantas veces como correcciones se requieran sobre un documento soporte de pago de nómina electrónica”, explica Reyes.

Asimismo, asegura que por ser un documento electrónico que hace parte de los sistemas de facturación electrónica, este será utilizado únicamente como vehículo para la información descrita, es decir, no requiere representación gráfica, ya que no debe reemplazar el volante de nómina que actualmente se les entrega a los colaboradores o pensionados.

Plazos a cumplir

Para Alberto Redondo, CMO de Seres para Iberia y Latam, según se plantea en el Proyecto de Resolución, las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual y transmitirlos a la Dian en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente.

Una vez sea transmitido –indica–, esa entidad validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su aprobación o rechazo. En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva nómina aceptada y firmada por la Dian será enviada a la empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes.
“En el caso de que la Dian haya rechazado la validación de la nómina, la organización que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a crear una nueva nómina electrónica con las modificaciones, la cual tendrá que volver a ser transmitida para su validación por parte de la Dian”, precisa Redondo.

Con relación a quiénes están obligados y cuál es el calendario de aplicabilidad, la presidente de Carvajal Tecnología y Servicios señala que la obligación es para aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta, derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Frente a ello, el CMO de Seres para Iberia y Latam, indica que “para las entidades del Estado del orden nacional o territorial la fecha de habilitación se cumplió el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021, mientras que para los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta la fecha de habilitación será el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022”.

Calendarios de obligatoriedad

La Dian estableció tres calendarios de obligatoriedad mediante la Resolución 13 de 2021, publicada por esa entidad.

Las fechas se definen de acuerdo con: número de empleados, implementación permanente y aquellos sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. En esa línea, y en cuanto al calendario de aplicabilidad, Redondo acota que las empresas con más de 250 empleados tuvieron fecha de habilitación el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021; para las de 11 a 250 colaboradores la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

Para compañías de cuatro a 10 trabajadores la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021, en tanto que para las que tienen hasta tres empleados la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de transmisión será el 31 de julio.

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