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Clave para un trámite satisfactorio

La Resolución No. 000013, del 11 de febrero de 2021 se convierte en la base para la elaboración de este documento obligatorio.

Nómina 2

Es importante que las empresas consideren el anexo técnico al documento soporte de pago de nómina electrónica que contiene la descripción de las características, condiciones, términos y demás.

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abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

El documento de soporte de pago de nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal, y reglamentaria.

Su elaboración es muy similar a la que se realiza para la emisión de las facturas electrónicas, incluyendo la construcción de un archivo XML con la estructura definida por la Dian y su transmisión a esta unidad administrativa para que sea validado.

El proceso se debe realizar en los primeros diez días de cada mes después de la obligatoriedad, señalada a partir del 1 de junio de este año.

Mario Alejandro Buitrago, gerente general de Unifika SAS, comenta que “por tratarse de un proceso de implementación digital, la empresa puede contratar los servicios de proveedores que cumplan con los requisitos físicos, tecnológicos y de infraestructura, permitiendo la generación ágil e inmediata del reporte”.

Entonces, es bastante probable que las empresas acudan, para la elaboración de este documento, al mismo proveedor que les ayuda actualmente con el tema de la facturación electrónica.

Fíjese en las partes

Las empresas deben tener eso en cuenta, junto con la estructura definida para el documento soporte de validación de pago de nómina electrónica y cuyas partes explica a continuación la abogada Paula Tiusaba, especialista en Derecho Comercial y perteneciente al Centro Jurídico Internacional:

- Denominación expresa como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social, y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina.
- Apellidos, nombres y número de Identificación del beneficiario del pago.
- Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (Cune).
- Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar y trasmitir, para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- Valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- Contenido del “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica”, el cual ha sido establecido en el artículo 20 de la Resolución No. 000013, del 11 de febrero de 2021.
- Medio de pago del sujeto obligado.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del sujeto obligado.
- Apellidos y nombre, o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del ‘software’.

Un proceso más fácil

Paula Bernal, gerente general de Opciones Administrativas, agrega que el documento es válido siempre y cuando en su emisión se evidencien, como se menciona en la Resolución, los siguientes aspectos:

- Los cálculos deben estar en algoritmos SHA-384 para el Cune.
- Incluir la información completa de los anexos técnicos que, por ejemplo, solicitan que  se informen las bases para cálculos de pagos de parafiscales y de seguridad social.

“Es decir, se necesitan incluir los cálculos de los Ingresos Base de Liquidación de pensiones, salud, ARL, vacaciones, primas, cesantías e intereses de cesantías”, manifiesta la ejecutiva.

Además, hay que considerar el proceso de información que se incluye en este documento.

Javier Neira, director de Vertical Kactus-HCM de Digital Ware, comenta al respecto que la compañía obligada debe “compilar la información mediante un ‘software’ o aplicación de nómina. Posteriormente, pasará a un ‘webservices’, método que permite llevar la información a un operador tecnológico”.

Ese ‘webservices’ se encargará de llevar la información mediante un archivo XML al operador, el cual a su vez hará su entrega y validación ante la Dian.

“Posteriormente, el ente dará respuesta acerca de la información y el resultado del proceso”, señala Neira.

Pero, en general, el diligenciamiento es muy sencillo. “Simplemente, se diligencia correctamente cada una de las casillas que fueron incluidas en el documento por parte del proveedor”, afirma gerente general de Unikika SAS.

Para mayor claridad al respecto, es de gran importancia que las empresas consideren el anexo técnico al documento soporte de pago de nómina electrónica, que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento y las notas de ajuste.

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