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Contar con un ‘software’ de nómina es clave para facilitar el proceso

Con un programa de estos, las compañías se resguardan los datos organizados y se ahorran tiempo. 

Nómina 12

Estos están integrados con los proveedores tecnológicos y, por tanto, se puede llevar todo el proceso de nómina electrónica desde un mismo lugar.

iStock

POR:
Mpá
abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

Más allá de la motivación para las organizaciones, dada su obligatoriedad, las empresas hoy en día tienen unos altos costos administrativos por lo que se denomina ‘requerimiento de información’, pero si desde el primer momento esa compañía reporta todo lo que va a ser deducible en una renta, como los pagos, devengos y aportes, se va a ver menos abocada a que entidades como la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales de la Protección Social (UGPP) o la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) le hagan ese tipo de solicitudes, ya que esta va a estar informando todos los movimientos tanto de ventas (en el caso de facturación electrónica) como de los pagos laborales (nómina electrónica) sin que se los estén solicitando.

“Esto, antes que un problema para resolver, es una oportunidad para que las empresas tengan sus procesos organizados y estructurados, para que documenten sus pagos y deducciones laborales, para que estén soportados contractualmente y que no se vean enfrentados a tener tantos requerimientos de información, por lo que es mejor anticiparse”, explica Luz Farid Cárdenas Ojeda, gerente de Operaciones de Nómina en Heinsohn.

En lo que se refiere a los procesos internos que se deben ajustar en las empresas para cumplir con la nómina electrónica, Camilo Mejía, country manager de Buk Colombia, dice que es necesario ajustar algunos procesos, pero que la idea es que con el apoyo y acompañamiento de un proveedor tecnológico de nómina electrónica se pueda llevar la transición de forma eficiente.

Por otro lado, añade que si no se cuenta con un ‘software’ de nómina es recomendable implementarlo, porque aunque no es estrictamente necesario para presentar la nómina electrónica a la Dian, sí facilita en un 90 por ciento la primera parte del proceso, en el cual como empresa se deben mapear y extraer todos los datos necesarios de los colaboradores para cumplir con los requerimientos.

Adicionalmente, señala que los ‘softwares’ están integrados con los proveedores tecnológicos y, por lo tanto, se puede llevar todo el proceso desde un mismo lugar.
“Un ‘software’ de nómina simplifica la gestión al automatizar y optimizar los procesos, además de mantener actualizadas a las empresas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina y conjuntamente evita que las compañías pierdan dinero, debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas”, manifiesta Mejía.

Para él, el ‘software’ de nómina sin duda facilitaría la vida de las personas antes de comenzar a transmitir la nómina electrónica, y revela que muchas veces se presentan errores simples cuando se hace la liquidación de nómina de forma manual o en herramientas como Excel, que limitan la efectividad del proceso, por ejemplo, la digitación equivocada, un cero de más o un dígito errado de un número de cédula; el más en lugar del menos, errores en fechas de pago, olvidos de pagos de viáticos o auxilios, entre otros.

“Todos estos inconvenientes se minimizan al utilizar herramientas que automaticen la liquidación y así evitamos atrasos en el proceso en general de transmisión de nómina electrónica”, puntualiza el directivo.

Otras consideraciones

Andrés Villa, representante legal de DBNet Colombia, señala que la nómina electrónica, como un servicio de software, debe incorporar los beneficios operativos, comerciales y tributarios que la nómina electrónica establece para una organización, y que adicionalmente tiene que cumplir a cabalidad con los requisitos que impone la Dian, pero que esencialmente la orientación es al negocio.“Es así como en esta óptica se habla más en términos de la realidad operativa de los sujetos obligados, que en relación a la perspectiva de la Dian, sin perjuicio del cumplimiento cabal y completo de la normativa”, precisa el especialista.

Asimismo, aclara que los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento son contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta, que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

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