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Empresas deben cumplir con la implementación
en el debido tiempo

El no cumplimiento de los decretos, resoluciones y normas expedidas, está sujeto a las sanciones previstas en los códigos y normas respectivas.

Nómina 11

Estos mecanismos son una realidad y se deben cumplir en los periodos estipulados. Aunque para muchas compañías, la adaptación de nuevos procesos siempre supondrá esfuerzos.

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abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

Aunque para muchas compañías la implementación y adaptación de nuevos procesos siempre supondrá tiempo, recursos y tareas adicionales, por lo que generalmente se interpretan como trabas y procedimientos dispendiosos, muchos conocedores en esta materia aseguran que la llegada de la nómina electrónica debe tomarse como una gran oportunidad.

Según Luz Farid Cárdenas Ojeda, gerente de Operaciones de Nómina en Heinsohn, la reglamentación de la facturación electrónica está regida en la Resolución 000013, que también viene a convertirse en la norma guía y el principal insumo para tener claridad sobre los cambios que se están realizando en términos de nómina electrónica, puesto que en ella se habla de la integración de todos los sistemas que generan una deducción a nivel de renta, es decir, facturación electrónica, nómina y, como lo advierte esta experta, va a seguir con otros aspectos como las compras.

Pueden haber sanciones

Por eso, y teniendo en cuenta que estos mecanismos ya son una realidad y se deben cumplir, Cárdenas señala que aunque esta disposición legal no habla de unas sanciones específicas en materia de nómina electrónica, ni la Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales (Dian) ha expedido un régimen sancionatorio, al ser una extensión de todos estos sistemas de automatización, se entiende que las sanciones vendrían siendo en efecto las mismas que aplicarían para la infracción de las normas generales de facturación electrónica: multas que van desde el uno hasta el cinco por ciento sobre las operaciones no facturadas.

Al respecto, voceros de Siesa aseguran que el no cumplimiento de los decretos, resoluciones y normas expedidas por el Gobierno central o la Dian está sujeto a las sanciones previstas en los códigos y normas respectivas, lo que aplica igualmente para la Resolución 000013 de nómina electrónica.

“Son evidentes las ventajas en términos de oportunidad, precisión, calidad, confiabilidad y agilidad que brinda el disponer de una herramienta tecnológica para el procesamiento y liquidación de la nómina y, en particular, para la transmisión o reporte del documento de nómina electrónica a la Dian. Acometer estas tareas de forma manual representa altos niveles de riesgos y desventajas en todo sentido”, destacan las fuentes.

En tanto que añaden que –en esencia– para las empresas resulta fundamental implementar la nómina electrónica para poder cumplir a cabalidad con aquellas obligaciones reglamentadas por la Dian y el Gobierno Nacional.

Soporte de costos

Es así como, según comenta Siesa, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de aquellos pagos a los pensionados a cargo del empleador.

A su turno, Javier Neira, director de la vertical Kactus-HCM de Digital Ware, concuerda en afirmar que la Resolución 000013 de 2021 sobre nómina electrónica es una extensión de la facturación electrónica en cuanto a sanciones por incumplimiento, errores o retrasos en la presentación de la información por parte de las empresas.

Y que la facturación electrónica es la base de la reglamentación que existe actualmente referente a todo lo que tiene que ver con la nómina electrónica. En este punto –advierte– es de vital importancia tener en cuenta que no todas las penalizaciones que están especificadas actualmente aplican a temas de nómina electrónica.

“Se debe tener en cuenta el parágrafo 02 del Artículo 07 del Decreto 2245 de 2015, en el cual se establece que el incumplimiento por el no facturar electrónicamente y entregar el ejemplar a la Dian o su reenvío dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario”.

Así, es de comprender que esta última norma hace referencia a sanciones mediante multas, las cuales están establecidas de la siguiente manera: 5 por ciento de las sumas respecto de las cuales no se suministró información exigida; 4 por ciento de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma errónea, y 3 por ciento de las sumas respecto de las sumas proporcionadas de forma extemporáneas. Según el artículo 651 del Estatuto Tributario puede ser una multa que no supere 15.000 UVT.

Asimismo, se debe tener en cuenta que si se realizan las correcciones pertinentes antes de la fecha de vencimiento del plazo estipulado, no habrá lugar a la sanción.

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