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Errores que se pueden presentar en el proceso

Las posibles omisiones en que incurrirían las compañías al realizar este trámite van desde aspectos de carácter matemático hasta fallas técnicas.

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Al momento de seleccionar el ‘software’, no se debe dejar la elección únicamente al factor precio. Este es uno de los grandes errores.

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abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

Las empresas obligadas a implementar la nómina electrónica en sus procesos contables están en este momento adelantando la adecuación del requisito para cumplir con el mismo dentro de los tres meses siguientes.

Entre las ventajas que ofrece este nuevo mecanismo tecnológico y digital para que las compañías gestionen sus procesos de nómina, están que los empresarios podrán con este documento electrónico soportar los pagos realizados a sus empleados para que estos puedan ser aceptados como descuentos tributarios a la hora de declarar renta o Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Fuera de esto, es una excelente manera de llevar el control de la nómina de las compañías, y si ya cuentan con facturación electrónica, tendrán casi todo a punto porque el proceso de habilitación para la nómina es similar al de la facturación.

También, dispondrán en tiempo real de la información de los trabajadores, lo que permitirá a las entidades ahorrar tiempo revisando miles de reportes e informes, además de ampliarles el panorama para la toma de decisiones referentes a sus colaboradores.

Faltas en el proceso

No obstante, deberán tener especial cuidado en algunos aspectos que se pueden presentar al efectuarse la expedición de este documento, como es el caso de posibles errores matemáticos o fallas técnicas que pueden afectar esta nueva herramienta digital.
Según un reporte de la firma Siigo sobre el tema de nómina electrónica, una vez se emita el documento de soporte de pago se pueden realizar ajustes en caso de errores o inestabilidad en el sistema, algo similar a lo que sucede con la factura electrónica, a través de la nota crédito y nota débito.

Estos arreglos se deben efectuar cuando se descuenta a los trabajadores algún valor no aprobado, se presentan errores aritméticos en los conceptos a pagar o en la contabilidad de los mismos. También cuando faltó incluir algún concepto o el programa presentó errores o fallas técnicas.

Para elaborar estas modificaciones el documento debe estar validado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y dichos cambios se hacen mediante notas de ajustes al registro soporte de pago de nómina electrónica y su función es remplazar el anterior, es decir, el que se emitió primero.

Al respecto, Hernando Molano, gerente general de Ekomercio, afirma que “los errores más comunes en que pueden incurrir las empresas o entidades con esta obligación, básicamente, suceden porque se confían y dejan todo para último momento, llegando a ejecutar la exigencia de la Dian unos días antes de la obligación”.

Consejos

Por todo lo que se ha mencionado hasta el momento, Molano recomienda que se integre un comité dentro de las organizaciones para revisar catálogos, interfaces con sistema de nómina o Enterprise Resource Planning (ERP) y puedan definir con tiempo sus reportes y otros temas de interés.

Igualmente, les aconseja a los patronos que se abstengan de duplicar los recibos de nómina y, además, cuenten con reportes de cifras de control. Otro aspecto que considera fundamental es que las empresas, al momento de seleccionar el software, no dejen la elección únicamente al factor precio.

“Es un error que las organizaciones solo se vayan por el más barato que, generalmente, ofrece una propuesta sin valores agregados. Se debe hacer un ‘check list’ de las opciones que hay en el mercado e inclinarse por las que ofrezcan, entre otros, solución de resguardo histórico superior a cinco años, niveles de acuerdo de servicio superiores al 99 por ciento anual, servicios de correo, web, reportes e inteligencia de negocios”, enfatiza Molano

Agrega que deben descartar también cualquier proveedor que solo sea local cuando el contribuyente tenga operaciones transnacionales, por lo tanto, lo deseable es que elijan uno que ofrezca servicios multi país.

Igualmente, es importante que definan qué datos se deben regresar al sistema desde el inicio, con el fin de mantener su contabilidad al día y generar un ‘back up’ de respaldo. En muchas ocasiones lo que sucede es que la empresa opta por la interconexión más sencilla y en la medida que avanza su proceso ante la Dian, se ve obligada a realizar más desarrollos.

“También deben contar con una bóveda fiscal, pues el hecho de no tenerla es considerado en la actualidad un escenario catastrófico”, afirma Molano.

En caso de que una persona obligada a presentar estos documentos incurra en omisiones, va a incurrir en sanciones por parte de la autoridad tributaria. El objetivo en Latinoamérica es claro, las autoridades requieren tener un mejor control del recaudo, sin detrimento del contribuyente que, por supuesto, si algo está mal, podrá apelar ante la Dian y ser sujeto de una auditoría.

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