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¿Qué hacer para capacitar su recurso humano en el tema?

Las entidades que no quieran tercerizar este servicio tendrán que instruir a sus colaboradores sobre cómo realizar el proceso y lo que implica.

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Es posible tercerizar el proceso con un proveedor tecnológico autorizado o capacitar a su propio recurso humano.

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abril 27 de 2021 - 12:00 a. m.
2021-04-27

Durante la etapa de migración de documentos físicos a electrónicos los empresarios colombianos, por disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), tendrán que implementar progresivamente y según el tamaño de la empresa, a partir del primero de julio, la emisión de nóminas electrónicas.

En la práctica son archivos electrónicos generados mediante un ‘software’ que contiene la nómina firmada digitalmente por una entidad, claro está, que con la misma validez que el documento contable convencional que se maneja actualmente.

En concordancia con lo anterior, los contribuyentes obligados a realizar este procedimiento cuentan con dos opciones para ponerlo en marcha: una es tercerizar el proceso con un proveedor tecnológico autorizado y la otra es capacitar a su propio recurso humano.

En el primer caso, el proveedor se encargará de diligenciar la información relacionada con la nómina mensual y el operador de facturación electrónica será quien asignará un consecutivo, que es el Código Único de Nómina Electrónica (Cune) y la firma digital. Luego de esto, será el operador autorizado por la Dian quien se encargará de transmitir la información a este organismo dentro de los primeros diez días de cada mes.
En el caso de las empresas que no cuentan con proveedor tecnológico que apoye este proceso, la Dian ofrece una solución gratuita en su plataforma, a través de la cual las micro y pequeñas empresas pueden gestionar sus facturas electrónicas.

La capacitación

Sobre este punto, Francia Londoño, contadora pública y directora general de 5Direcciones SAS, observa que las empresas que necesiten capacitar a su personal para el manejo de la nómina electrónica, previamente deben identificar las secciones, cargos y funciones que van a estar encargados o involucrados en todo este importante proceso.
“Por lo general son tres las áreas que se ocupan de este asunto: talento humano, con la gestión del personal, la elaboración de las nóminas y el control de las novedades; contabilidad, con la revisión de las nóminas y el pago a cada empleado, y el área de Sistemas (o soporte TI) con la transmisión a la Dian del documento soporte de pago de nómina electrónica por empleado para la posterior validación y archivo de cada documento”, asegura Londoño.

La siguiente etapa es la transmisión de cada documento soporte de pago de nómina electrónica a la Dian, mediante el uso de las plataformas de los proveedores tecnológicos o desarrollos de software propios que cumplan con esta función y estén habilitados.
Es importante aclarar que la Resolución 13 de 2021 no contempla la autorización de los proveedores tecnológicos como sí sucede con la facturación electrónica y por lo tanto cada nómina debe transmitirse en formato XML.

Una vez transmitido el documento soporte de pago de nómina electrónica, la Dian procede a la verificación de las reglas de validación y emite un concepto de ‘documento válido’ a la entidad o persona que le reportó dicha información.

En caso contrario, emitirá un concepto de ‘documento rechazado’, el cual debe ser corregido con una nota de ajuste que debe cumplir las mismas condiciones que el generado inicialmente, para lo cual se creará un nuevo Cune, referenciando el del documento rechazado, para ser corregido por la nota de ajuste correspondiente.

Una auditoría

“Las empresas, antes de pensar en buscar el software que realice el desarrollo del archivo para transmitirlo a la Dian, deben auditar y validar si están haciendo la liquidación de nómina de forma correcta”, dice Deisy Paola Gómez, socia fundadora de Gethef SAS.

Para ello deben observar juiciosamente la normatividad en los aspectos laboral, seguridad social y tributario; validar que los procesos internos para el reporte de novedades estén manejados de manera correcta y que se ajusten al cumplimiento de la trasmisión, tanto del comprobante como de las notas de ajuste”, señala Gómez.

Además, considera que las empresas deben capacitar al personal en todas las normas asociadas en materia laboral, seguridad social, retención por salarios, cómo hacer correctamente la debida conciliación contable y automatizar procesos que permitan cumplir con los tiempos requeridos.

La gran incógnita que surge es si las entidades se encuentran preparadas para la nueva reglamentación expedida por la Dian y al respecto, Gómez considera que aún no, debido a que muchas de ellas no cuentan con un software que se ajuste a la normatividad.
Incluso algunas realizan todavía las nóminas en Excel y no auditan el ‘software’ ni los procesos de liquidación realizados por sus analistas.

Con la llegada de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (Ugpp), las empresas que han sido fiscalizadas y han obtenido requerimientos persuasivos han tomado más conciencia de la importancia de capacitar, auditar y alinear sus procesos de liquidación con el fin de cumplir con toda la normatividad.

“Cada vez estamos siendo más auditados por entes reguladores como la Ugpp, Dian y el Ministerio de Trabajo. Con el comprobante electrónico la administración tributaria busca automatizar y validar de forma mensual el cumplimiento de la liquidación de nómina de los trabajadores por parte de los empresarios y claramente se tendrá un filtro de auditoría directa para la Ugpp”, concluye Gómez.

La transformación

Frente al tema, los técnicos de la firma Novasoft destacan que en línea con la transformación digital impuesta, los portales de autoservicio para empleados, que están integrados con los sistemas de nómina, se masificaron y aumentaron su uso por parte de los trabajadores.

La virtualización y el trabajo remoto evidenciaron la necesidad de aumentar la funcionalidad de los portales para ofrecer nuevos servicios a los trabajadores y facilitar el acceso a los datos, el reporte de actividades, la realización de trámites, las aprobaciones, responder encuestas y realizar evaluaciones, entre otros.

“También se superó la transaccionalidad de los sistemas y se construyó un nuevo puente entre colaboradores, líderes y gestores de talento humano, en el que las empresas desarrolladoras de software se convirtieron en aliados de un sector empresarial afectado, pero pujante, y comprometido con la gestión de las personas”, anotan los voceros de Novasoft.

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