Una empresa de 500 empleados puede gastarse más de 250 millones de pesos al año solo en el papel y las impresiones que hace, e incluso una empresa pequeña debe destinar para la gestión de su archivo, cuando los documentos son físicos, por lo menos 20 millones de pesos en ese mismo periodo.
Cada fotocopia cuesta 75 pesos, un fax 250 y una impresión 170 pesos en promedio, mientras que el envío de un correo electrónico cuesta apenas 7 pesos.
Si esto no bastara para justificar la pertinencia de las campañas que apuntan al ‘Cero papel’ en las empresas, también hay que tener en cuenta que en los últimos 50 años se ha perdido en el mundo una superficie de bosque equivalente a China y la India. En Colombia, cada año se talan 20 millones de árboles para fabricar papel, de acuerdo con cálculos suministrados por la firma Servi Soft, que realiza el trabajo de gestión documental para 192 grandes empresas del país, muchas de ellas grandes, como EPM y Codensa y Conciviles, lo mismo que para un buen número de otras entidades públicas, como la Aerocivil, a través de su sistema Mercurio.
El daño sería mayor a futuro si no fuera por el soporte virtual, ya que la información que se produce en el mundo crece a un ritmo de 30% anual desde 1999.
Otro tipo de argumentación para la aplicación de tecnologías tiene que ver con la eficiencia que se logra y el tiempo que se gana cuando se reemplazan los documentos físicos por su presentación virtual.
Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado al año buscando documentos. Es más, este ejercicio representa entre el 10 y 20% del tiempo laboral de cualquier empleado.
“Las empresas casi nunca calculan cuánto cuesta que un funcionario se pare, vaya al archivo, saque el documento y lo lleve a un escritorio. Además de que hay otros costos ocultos, como el que significa no tener una póliza a tiempo o los documentos para una contratación o contestar una demanda”, anota Vladimir Peña Pinzón, gerente de Servi Soft.
De ahí que en la era digital la habilidad de manejar adecuadamente la información a nivel corporativo se haya convertido en un requisito para el éxito de las compañías. “Con el tiempo vas a dejar de ser competitivo si no implementas esto”, advierte Peña al indicar que, de hecho, ya las grandes superficies no admiten proveedores que no cuenten con códigos de barras.
La gestión documental está definida como el conjunto técnico-administrativo de actividades que buscan el manejo eficaz, efectivo y organizacional de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
En un principio estos eran procesos complejos y costosos en equipos, licencias y consultorías, que podían significar desembolsos de entre 200 y 300 millones de pesos anuales, lo cual los hacía exclusivos de grandes empresas. Sin embargo, con el tiempo y la posibilidad de subir información a la nube se han hecho menos indispensables los servidores locales y se han abaratado. Hoy, de acuerdo con Peña, una pequeña o mediana empresa puede obtener el servicio completo, con todo y alquiler de equipos, por 2 o 2,2 millones de pesos anuales.
“Es toda una ventaja cuando se compara con el pago de una secretaria que maneje el archivo, que con prestaciones sociales y otras arandelas, vale de 1,8 a 2 millones de pesos mensuales”, añade.
La ventaja es que los sistemas digitales pueden controlar cada paso, tomar tiempos, distribuir utomáticamente trabajo de acuerdo con las cargas individuales y controlar lo que hace cada empleado.
LA LEGISLACIÓN INVITA A ENTRAR EN LA ONDA DEL DOCUMENTO DIGITAL
El 31 de octubre, firmas vigiladas por la Superindustria deberán tener formulado un programa de gestión documental.
La Presidencia de la República de Colombia está promoviendo la política de ‘Cero papel’ y ha reglamentado la gestión de documental y de archivo, autorizando que un expediente esté conformado tanto por documentos físicos como por documentos electrónicos.
La última norma al respecto es la resolución 2925 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, del 25 de marzo, que les da a las entidades a su cargo seis meses para tener su programa de gestión documental, en el que deben hacer explícita la forma como la organización va a hacer el tránsito del papel al documento electrónico, incluyendo el hardware y el software que empleará, así como el cronograma de aplicación.
Ya en febrero del año pasado, también la Superintendencia de Industria había expedido la resolución 8934, que establecía que el mismo requisito se cumpliera en un año, es decir que el plazo se vencía el 19 de febrero pasado. Sin embargo, ante varias solicitudes, esta autoridad accedió a darles hasta el próximo 31 de octubre a las empresas de su jurisdicción, so pena de poder hacer vistas para verificar el cumplimiento y sancionar a quienes no cumplan.
Se trata de un proceso que se inició con las leyes 527 y 594 del 2000, las cuales definen qué son los documentos electrónicos, les dan validez y establecen los parámetros para producirlos.
También están las leyes 1713 del 2014, la 1581 del 2012 y la 1437 del 2011.
De igual forma, la Ley 594 ha tenido varios desarrollos. Uno de ellos es el Decreto 2698 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a estos.
Vladimir Peña, gerente de Servi Soft S.A. –una empresa que lleva más de dos décadas dedicada al tema de la gestión documental– explica que, además, la Directiva Presidencial 04 del 2012 establece como norte del país los proyectos de ‘Cero papel’ y plantea que esta debe ser parte de una política de las empresas.
“Los avances jurídicos apuntan al reconocimiento de la información como una herramienta necesaria para la adecuada toma de decisiones y para el desarrollo del Estado, pero también para acercar el Gobierno a las personas, logrando con ello una mayor penetración de los conceptos de democracia participativa”, anota Peña.
Para el caso de las compañías vigiladas por la Superintendencia Financiera, se establecen excepciones, pues requiere de controles más estrictos debido a que tiene que ver con entidades que manejan dinero y títulos valores que, si bien están haciendo trámite hacia una existencia virtual, aún requieren de una forma material.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN
Se logran organizaciones más productivas
Procesos y servicios más efectivos
Uso óptimo de los recursos
Buenas prácticas de gestión documental
Disminución de papel, materiales de archivo y almacenamiento
Mejorar el acceso a la información
Mayor control y seguridad de la información
Eliminar la duplicidad de documentos
Disminuir el tiempo de localización y búsqueda de papeles
