Presupuestación en base cero: nuevo estándar en la era postcovid-19

ZBB es una metodología que instala una filosofía granular y objetiva, en la que cada gasto tenga una justificación y un ‘driver’ de negocio.

Presupuestación

Para maximizar el valor de la metodología, es clave contar con el liderazgo de los ejecutivos e impulsar un real cambio cultural en la organización.

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Portafolio
agosto 04 de 2020 - 11:40 p.m.
2020-08-04

Ante un contexto de alta incertidumbre, impulsado por el impacto de covid-19 en la economía y la sociedad en general, la gestión flexible y controlada de los recursos son palancas fundamentales para dar sostenibilidad a las empresas. Para esto, la metodología ZBB (del inglés Zero Based Budgeting - Presupuesto en base cero) puede ser la herramienta perfecta.

ZBB tiene su foco en la planificación y presupuestación basada en la eficiencia, estrechamente relacionada con la filosofía lean.

Visibilidad, granularidad y eficiencia son las consignas principales de esta metodología que se está transformando hoy en el nuevo estándar de gestión de gastos y presupuestación para las empresas, instalando una cultura de gestión del gasto que es de gran ayuda para superar momentos de alta volatilidad como los actuales.

En la experiencia de Matrix Consulting, además de facilitar la gestión del gasto, ZBB también permite generar beneficios económicos muy significativos, logrando obtener ahorros económicos de entre 11% y 25% de los gastos abordados, y a la vez transformando al management de las empresas, haciéndolos parte esencial del cambio hacia una cultura de eficiencia.

Es común que con el paso de los años las compañías vean crecer sus presupuestos de gasto de manera sostenida, sin cuestionar profundamente este crecimiento.

Típicamente no se tienen las herramientas para facilitar este cuestionamiento y poder fundamentar la real necesidad de estos gastos. Esto se observa en cuentas menos visibles tales como viajes, servicios externos, aseo y seguridad, etc., pero también en otras más relevantes como marketing, servicios IT, etc.

En la mayoría de los casos, estas cuentas simplemente se presupuestan como ‘lo que gastamos el año pasado más un porcentaje’ (tal como crecimiento o inflación, o ambos), y en la experiencia de Matrix Consulting, esto ocurre de manera sistemática y en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, alcance geográfico o industria.

ZBB es una metodología que instala una filosofía de presupuestación granular y objetiva, donde cada gasto tenga una justificación y un driver de negocio que lo genere y, por ende, haya pasado por un proceso riguroso de análisis.

De esta forma, año a año se desafía el presupuesto de manera racional y sistemática, logrando eliminar aquellos gastos que no tienen una justificación. Esto termina cambiando de manera radical el enfoque: el presupuesto ya no se construye sobre el del año anterior más un delta, sino que en base cero, presupuestando los gastos necesarios para el cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

Además, esta construcción de gastos en base a drivers, habilita una mayor flexibilidad para ajustar este presupuesto ante cambios en la oferta y demanda del negocio.

Para maximizar el valor capturado por la metodología, es clave contar con el liderazgo de los principales ejecutivos e impulsar un real cambio cultural en la organización, ya que los ejecutivos deben mostrar apertura para desafiar paradigmas existentes y debatir respecto de sus presupuestos, transparentando los racionales que hay detrás de cada gasto y propiciando un mayor foco hacia la eficiencia, mejora continua y de gestión de costos.

En Matrix Consulting nos preocupamos de abordar esto desde el primer día, convirtiendo a los ejecutivos en los principales agentes del cambio.

Un elemento diferencial en el abordaje de ZBB en Matrix Consulting es que es el mismo management el que lidera con un alto involucramiento la ejecución del ejercicio. Por un lado, existen claros responsables de las unidades de negocio participantes. Por el otro, hay líderes de familias de gasto y equipos de trabajo asociados, que son quienes irán cuestionando los precios y las cantidades y así ideando o proponiendo alternativas para reducir el gasto en cuestión.

Esta estructura genera una ‘mirada dual’ sobre la familia de gasto y habilita una sana discusión entre los líderes del negocio, así como de las familias de gasto para levantar mejoras y optimizar la operación. Finalmente, el despliegue de ZBB considera un traspaso de las herramientas y conocimientos a los equipos involucrados, junto con un acompañamiento durante la ejecución para acelerar la transformación cultural y adopción.

Para cimentar la efectividad del ejercicio, es recomendable abordarlo como el inicio de un proceso de cambio cultural, en el que los principales involucrados actuarán como agentes de cambio.

Bien ejecutado, el ejercicio genera ahorros sustanciales e instaura una cultura de eficiencia, en donde se cuestiona cualquier gasto que no esté alineado a los objetivos de la empresa y los mismos ejecutivos se ven recompensados, habilitando un círculo virtuoso.

En esta línea, el compromiso requerido por parte del CEO y de sus principales ejecutivos es fundamental, ya que más allá de estar cuestionando gastos, se estará dando inicio a un proceso de transformación cultural que permitirá incorporar una mirada consciente del gasto en su día a día, poniendo el valor en el centro de la discusión más allá de la historia y de los ejercicios formales de presupuestación ayudando a las compañías a lograr beneficios sostenibles en el tiempo.

Aníbal Huneeus
Rodrigo Urrutia
Sebastián Valenzuela
Asociado, Director de proyectos y Socio, por ese orden, de Matrix Consulting.

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