¿Por qué las empresas cometen errores en la gestión de su nómina?

Experto analiza las causas de una mala gestión y las posibles soluciones a la hora de corregirlos.

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Los errores humanos son muy usuales en este sentido y el persona junior es el más propenso a incurrir en este tipo de descuidos.

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mayo 18 de 2019 - 04:48 p.m.
2019-05-18

Una gestión inadecuada de la nómina puede llegar a convertirse en un dolor de cabeza para las empresas. Y es que un trabajo descuidado en esta área no solo acarrea costosas multas y tiempo malgastado, sino que también pone en juego la credibilidad tanto del área de recursos humanos como de la empresa.

De acuerdo con Rubén Darío Cortés, manager de la línea Business Services & Outsourcing de BDO en Colombia “es muy usual que se comentan errores porque en ninguna empresa existen dos nóminas iguales. Las variables por cada persona son muchas, y factores como las condiciones contractuales, las prestaciones, las horas extras, las bonificaciones y las comisiones hacen que sea imposible aplicar una misma fórmula para un grupo de empleados, por más homogéneo que este sea”.

(Lea: Los factores que debe tener en cuenta al pagar la nómina de su empresa

Dentro de los errores más comunes están las novedades mal procesadas, errores en los cálculos de la seguridad social, de la retención en la fuente o de las prestaciones sociales, o por la inadecuada interpretación de la normatividad vigente.

Adicional a esto, según Cortés, los errores humanos son muy usuales en este sentido y el persona junior es el más propenso a incurrir en este tipo de descuidos.

SON ERRORES QUE SE PUEDEN EVITAR

Muchos de estos errores pueden evitarse siempre y cuando el equipo de recursos humanos tenga en cuenta algunas previsiones. Según Cortés, existen cuatro previsiones que se deben tener presentes a la hora de hacer la nómina:

• Tener una clara definición de los conceptos de pagos y deducciones.

• Asegurarse de contar con una adecuada parametrización del sistema en el cual se procesa la nómina.

• Establecer puntos de control que mitiguen los aspectos generados de la liquidación de la nómina, seguridad social y prestaciones sociales.

• Buscar una coherencia entre lo liquidado en la nómina y la forma como se está contabilizando.

Sin embargo, puede pasar que aun teniendo en cuenta estas recomendaciones se comentan algunos errores. Ante esto, el experto de BDO Colombia asegura que hay maneras de corregirlos y estas dependen de su origen.

Por ejemplo, si fue por errores de liquidación de las novedades se debe corregir y devolver o descontar los valores liquidados a los empleados. Si es por inconsistencia en temas de seguridad social, se debe verificar la naturaleza salarial o no salarial y realizar las correcciones a las planillas cargadas en el operador con los aportes correspondientes.

En el caso de la retención en la fuente, se deben validar los cálculos efectuados y realizar los ajustes descontando y devolviendo los valores que correspondan a los empleados afectados.
Por otra parte, se debe realizar un ajuste a la contabilidad, afectando de la misma forma los registros contables involucrados en el proceso de corrección.

“Contando con un equipo bien entrenado y actualizado pueden evitarse estos inconvenientes, aunque la otra alternativa es el manejo externo de la nómina por medio de la tercerización del servicio, que tiene importantes ventajas como el uso de herramientas tecnológicas de última generación debidamente actualizadas, procedimientos documentados y puntos de control que mitigan los riesgos frente a posibles inconsistencias”, afirmó Cortés.

El experto también resaltó que esta alternativa asegura la confidencialidad de la información, puede generar informes gerenciales del comportamiento sobre el control de los gastos y costos laborales y, además, puede llevar una contabilización y conciliación mensual de las cuentas contables afectadas en cada periodo.

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