Pasos para implementar un programa de cumplimiento en su empresa

Con este mecanismo se busca reducir los riesgos y sanciones que las entidades puedan recibir por el incumplimiento de normas.

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octubre 08 de 2018 - 12:00 a.m.
2018-10-08

El sector empresarial hoy en día se ha visto influenciado por estrategias y planes de acción que garantizan el debido cumplimiento de los procedimientos ejecutados dentro de una entidad en el marco de la legalidad y la honestidad. En este contexto, las empresas optan por elegir y organizar un equipo capaz de analizar y gestionar el buen control interno con mecanismos que detecten irregularidades e incumplimientos legales para luego de esto generar opciones que conlleven a mitigarlos. Lo ideal es que todo el personal de la organización esté comprometido con los controles asignados como parte de un plan de ética empresarial.

Más allá del acatamiento de acuerdos, la adopción de instrumentos y la promulgación de normatividad al respecto, los temas de transparencia deben ser manejados desde los sectores público y privado como parte de una cultura organizacional desde y hacia todos los niveles, lo que implica que cada célula de la estructura desempeñe sus funciones de manera honrada, recta, respetuosa, integra, imparcial, leal e intachable. Así, pues, se recomienda que las pequeñas y medianas empresas, que son las que impulsan la economía del país, adopten programas de cumplimiento de manera voluntaria, de acuerdo con sus características y necesidades propias. Con esto, tal como lo indica la Guía para empresas en Colombia del Observatorio de Transparencia y Anticorrupción, se busca fomentar las relaciones de confianza en la interacción entre las empresas y el Estado; fomentar la cultura de la legalidad e integridad empresarial; y realizar un aporte a la estrategia de competitividad y productividad empresarial.

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Adoptar este tipo de programas de cumplimiento no es una tarea compleja y costosa – idea que es probable que tengan los miembros directivos de las empresas-, por lo que a continuación encontrará diez consejos prácticos a la hora de implementarlos:

1. Se requiere conocer la empresa, el sector y su estructura interna con el fin de asegurar que el programa atiende las necesidades específicas de la misma, que se haga a su medida y se facilite la adopción por parte de todos los actores dentro de la organización.

2. Elaborar un mapa de riesgos con su probabilidad de ocurrencia e impacto.

3. Diseño y elaboración de las políticas corporativas de la organización y de cada área.

4. Establecer las acciones que se seguirán para mitigar y controlar los riesgos de acuerdo con las políticas corporativas.

5. Indicar la responsabilidad y las competencias del personal de cada área; el cumplimiento de la ley; cómo debe ser la relación interna de los integrantes de la organización; cómo debe ser la relación con clientes y proveedores; y cuál es el rol de cada uno en el programa.

6. Establecer un canal de denuncias.

7. Capacitar al personal de todas las áreas sobre la importancia de la “cultura de transparencia” y de los mecanismos que tiene la empresa al respecto.

8. Establecer un sistema de investigación y medidas de corrección.

9. Tener mecanismos disciplinarios adecuados.

10. Hacer seguimiento y dejar evidencia de las acciones que lleva a cabo la empresa. Se debe advertir que tener un programa de cumplimiento no exime a las empresas de la responsabilidad penal, sin embargo, es fundamental para ejercer la defensa jurídica; es la herramienta que marca la diferencia entre ser condenado o no; entre pagar cuantiosas multas o no; e incluso permite la continuidad y el futuro de la compañía.

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