Luego de la masiva implementación de la facturación electrónica, la transformación digital continúa llegando a los pequeños y medianos empresarios en Colombia gracias a la nómina electrónica.
Es decir, al nuevo documento electrónico que será exigido por la Dian durante el 2021 para presentar la liquidación de los pagos que realizan las empresas a los empleados cada mes, y que se resumen en los desprendibles de pagos que son entregados a las personas que tienen vínculo laboral con cualquier negocio.
A propósito, no te confundas, la nómina electrónica hace referencia al documento electrónico que reporta los pagos a la Dian y no a que debes liquidar la nómina de tu negocio en un medio digital y ya. Esto es muy importante, porque este nuevo requerimiento presenta una gran oportunidad para que todas las compañías (pequeñas y medianas, especialmente) adopten tecnología de fácil uso para calcular la nómina cada mes, simplificando el trabajo, tanto contable como administrativo mes a mes.
La nómina electrónica, que ya tiene un proyecto de resolución, no puede tomar por sorpresa a los empresarios colombianos, ya que tiene relación estrecha con las funciones propias de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) que, quienes conocemos sobre estos asuntos, sabemos que son estrictos sobre el cumplimiento de los aportes de protección social que las empresas deben pagar por cada empleado en su nómina.
Así que no cumplir con la nómina electrónica es directamente igual a no cumplir con las obligaciones de reporte, lo cual puede llevar a sanciones económicas que ningún empresario le gustaría recibir en plena pospandemia.
Por otro lado, aunque parece solo una imposición para controlar los pagos efectuados en parafiscales y fondos de pensiones, la nómina electrónica es un paso gigante para continuar la automatización de las tareas administrativas que, al final de cuentas, ayudará a mejorar la productividad de los equipos administrativos en las pequeñas empresas.
Si contamos con una herramienta que nos ayude a cargar la nómina de forma masiva y presentarla a la DIAN, además de contabilizarla en nuestros programas contables, ahorraremos tiempo de nuestros contadores en los cálculos que debe hacer para lograr llevar las cuentas al día.
Asimismo, otro gran beneficio, es realizar los cálculos adecuados de nuestros aportes parafiscales para revisar la carga tributaria de la empresa y tomar decisiones acertadas frente a nuestro flujo de caja, las imposiciones con las cuales debemos cumplir cada mes y, especialmente, estar en regla con la UGPP para evitar cualquier tipo de sanción.
Si tienes un negocio, sin importar el tamaño, ¡Qué no te agarre de sorpresa la nómina electrónica! Las fechas presentadas en el proyecto de resolución dicen que podría empezar la implementación desde el 31 de marzo de 2021, así que es necesario prepararse.
No le temas a la transformación digital, es hora de dejar el papel por las plantillas digitales que son más baratas al largo plazo, contaminan menos, ayudan a ahorrar tiempos y minimizan errores de cálculos.
Juan Carlos Suárez
CEO de Q.enta
