Hacer las cosas como siempre se han hecho implica que las personas sienten seguridad con que las cosas están bien. Sin embargo, muchos cambios en procesos empresariales suelen traer beneficios a corto, mediano y largo plazo. Por eso, la implementación de facturación electrónica y nómina electrónica en Colombia debe entenderse como una gran forma de acercarse a automatizar la gestión de las cuentas de su negocio para ahorrar tiempo y disponer de información financiera confiable para tomar decisiones frente al estado del negocio.
Por ejemplo, si sientes que tu negocio necesita más personal, gracias a los reportes al instante que tienes con tu facturación electrónica, puedes conocer si las ventas han subido de forma constante durante el último trimestre y requieres personal en determinadas áreas o, si por el contrario solo es una semana buena y en realidad no requieres esa inversión extra. De igual manera, con el tema de nómina, puedes conocer mes a mes lo que te cuestan incapacidades u otros conceptos que te hacen generar gastos adicionales.
Ahora bien, aún muchas pequeñas empresas perciben la transformación que ha traído la facturación electrónica y la nómina electrónica en Colombia como una imposición de control y, lo que es peor, como un gasto. Sin embargo, estos argumentos no son ciertos, ni el control ni el gasto, veamos el porqué.
Si bien es cierto que los documentos electrónicos (facturas, documentos de nómina y documentos equivalentes) dan información a la DIAN sobre las cuentas del negocio, los datos entregados no son diferentes a los que antes se hacían llegar a través de talonarios de facturas, recibos de caja y otros soportes de ingresos y egresos. Es decir, no hay mayor control, solamente hay ahorro de tiempo porque ya los reportes, si se cuenta con una herramienta adecuada, se vuelven automáticos.
Por otro lado, respecto al costo adicional que las pequeñas y medianas empresas creen tener, la verdad es que en la actualidad las plataformas contables ya incluyen estos módulos, facilitando la presentación de las facturas, documentos de nómina y documentos equivalentes a la DIAN sin pagar de más. Además, aquella empresa que decida no invertir en una plataforma que emita documentos electrónicos, puede usar la solución gratuita de la DIAN.
Juan Carlos Suárez
CEO de Q.enta
