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Exija factura electrónica y aproveche beneficios

Desde el próximo año, las organizaciones deben disminuir gradualmente el porcentaje de facturas físicas o documentos similares.

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octubre 22 de 2019
2019-10-22 10:00 p.m.
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El país sigue dando pasos importantes en el incremento del recaudo de impuestos, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en septiembre se alcanzó una cifra de 17 billones de pesos, lo que representa aumento de 18,2%, en relación con el mismo período de 2018, cuando logró recolectar 15,1 billones de pesos.

Allí aparece la facturación electrónica como una herramienta que contribuye en el fortalecimiento del recaudo, pero también se deben analizar otros beneficios que su implementación le brinda a las organizaciones; no solo provecho en el aumento de la eficiencia de los procesos de las compañías, también debería exigírsele a los proveedores con el fin de no perder beneficios tributarios, que al final se ven reflejados en las finanzas de las empresas.

Vale la pena destacar que desde el próximo año las organizaciones deben disminuir -gradualmente- el porcentaje de facturas físicas o documentos similares como órdenes de compra y guías de remisión, en otras palabras, tienen que solicitarlas en formato electrónico.

En la actualidad, la Dian tiene habilitadas las facturas físicas como documentos válidos para requerir deducibles de gastos o impuestos, pero en 2020, por la transición, no será así.

Según la nueva normatividad, el máximo que podrán soportar las compañías (en documento físico), sin factura electrónica para el año 2020 es el 30%; para el 2021, se disminuye a 20%; y en el 2022, el tope será apenas de 10%.

En esa medida, la Dian podrá hacer un control más efectivo con el fin de evitar casos como el denominado ‘cartel del IVA’, con lo que se seguirá incrementando el recaudo. Otro aspecto a destacar, es que quienes exijan a sus proveedores facturación electrónica serán menos vulnerables a estar involucrados en fraudes de este tipo por simple desconocimiento.

Sin duda, uno de los grandes beneficios al tener un ecosistema de clientes y proveedores que facturan electrónicamente, es que en la medida en que se reciban facturas electrónicas, la Dian se asegura de que no está presentando deducciones de gastos o impuestos de manera negligente, esto se puede traducir en que las compañías tienen la posibilidad de recibir un alto porcentaje de las facturas de sus proveedores con deducciones.

Tomando esto en cuenta, todas las organizaciones deberían exigir a sus proveedores documentos electrónicos, no porque los físicos tengan algún error, sino porque la ley los obligará.

Quienes venden productos y servicios deben analizar el tema a profundidad y aprovechar el tiempo, ya que el día de mañana por retraso pueden perder clientes; ya que, si le exigen facturación electrónica y no tiene como emitirla, se debe reemplazar por quien sí pueda hacerlo.

Es mejor anticiparse a una transformación que se está desarrollando desde hace un buen tiempo y no perder dinero, oportunidades y clientes.

Quienes utilizan las facturas físicas para legalizar gastos de alimentación, hospedaje o transporte, entre otros, deben saber que solo les servirán para un control interno de las empresas y el manejo de su caja, porque estos documentos irán perdiendo beneficios tributarios, lo cual es un ‘golpe’ a la competitividad de las empresas al impactar directamente en las finanzas.

Es de resaltar que una factura física tiene un costo aproximado de $3.000 pesos, sin contar los gastos ocultos como servicio de mensajería, traslados de entrega y otros valores asociados.

La implementación de la facturación electrónica representa un ahorro de 84%, teniendo en cuenta que, en promedio, esta cuesta 500 pesos, según las necesidades de cada empresa.

Para seguir en la línea de los beneficios y a parte del ahorro en dinero, es que la factura electrónica aumenta la eficiencia en 60%, al mejorar los tiempos de entrega en 200%; pasando de días a minutos.

Así mismo, el hecho de tener disponibilidad de la información a un solo clic y sin desplazamientos, optimiza en gran medida este tipo de procesos.

Este proceso de implementación lleva al país y a las empresas al concepto global de la era y transformación digital, convirtiendo a las compañías en organizaciones mucho más eficientes, ambientalmente sostenibles y sustentables, sumado a las ventajas específicas que aporta la sistematización.

Las empresas en Colombia -por lo general- hacen caso omiso de las ventajas que trae consigo la facturación electrónica, por ejemplo, el ahorro en distribución e impresión.
De igual manera, frente a los beneficios es importante comprender que su implementación elimina y minimiza errores en los documentos, optimiza el tiempo en las cobranzas y la conciliación de pagos, evitando que la pérdida de dinero en esos aspectos. Todo es una suma que lleva a un solo resultado, ganancia para las mismas compañías.

Ismary Lara
Gerente General de Stupendo Colombia.

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