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Un Estado ágil y eficiente para el ciudadano digital

Esta norma reforma el CPACA e incorpora el uso de las TIC en todas las entidades del Estado. 

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marzo 03 de 2021
2021-03-03 03:55 p. m.
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Con la reciente Ley 2080 de 2021 se busca lograr un Estado más eficiente y ágil, así como de consolidar una ciudadanía mucho más proactiva e innovadora en un entorno de confianza digital. Esta norma reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) e incorpora el uso de las TIC en todas las entidades del Estado, dando cumplimiento a la implementación del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales.

LA SEDE ELECTRÓNICA 

Es la dirección electrónica oficial de titularidad, administración y gestión de cada autoridad competente. Un aspecto que se reitera en la nueva ley es que toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica, lo cual venía consagrado desde la Ley 1437 de 2011. No obstante, a pesar de que algunas entidades ya cuentan con sedes electrónicas, solo recientemente se tiene lineamiento por parte del Ministerio de las TIC frente a la integración de las mismas con la sede compartida del estado, el gov.co.

Adicionalmente, se precisa que la Sede Electrónica compartida será el Portal Único del Estado colombiano, a través del cual la ciudadanía accederá a los procedimientos, servicios y trámites digitales disponibles. Eso no implica que no pueda haber otras sedes compartidas; por ejemplo, un Ministerio puede ser la sede compartida de todas sus entidades vinculadas, pero siempre habrá una única sede a nivel Estado, el gov.co.

USUARIO DIGITAL GRATUITO 

Las entidades y en general todos los obligados a implementar el modelo de Servicios Ciudadanos Digitales deberán facilitarle al usuario (ciudadano o empresario) el registro digital gratuito, al igual que el registro presencial. Para esto, se debe tener especial cuidado con el proceso de validación de identidad, ya que debe haber plena identificación de la persona, bien se trate de una persona natural o una persona jurídica.

Así las cosas, y cumpliendo con el servicio de autenticación digital contenido en la normativa colombiana, tal proceso de validación deberá hacerse mediante el uso de biometría, cédula digital y certificados de firma digital. Es decir, niveles de garantía altos y muy altos que den plena certeza de la persona que se registra. Este proceso de registro digital podrá estar vinculado a la Sede Electrónica de la entidad.

NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS 

Hoy en día existe la posibilidad de notificar decisiones de la administración pública (actos administrativos) a través de medios electrónicos. Lo novedoso es que las notificaciones digitales se practicarán a través del servicio que ofrezca la Sede Electrónica de la autoridad.

Quien se notifica podrá acceder al acto que se notifica o bien a través de la sede electrónica de la entidad o bien a través de la sede compartida del Estado colombiano, el gov.co. En todo caso, dicha entidad deberá certificar el acceso del usuario. También se podrán notificar los actos administrativos a través del correo electrónico del usuario, previa aceptación de éste. La comunicación podrá remitirse por el Secretario o el interesado por medio de correo electrónico.

La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración. Es claro que a través de la Sede Electrónica que implementen las entidades se deberá tener constancia del acceso del usuario y, en consecuencia, la plataforma deberá permitir certificar dicho acceso. Ahora bien, cuando la notificación se surta por correo electrónico se deberá tener soporte, lo cual sólo se puede lograr mediante el uso de correo electrónico certificado.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 

Es un conjunto de documentos electrónicos correspondiente a un procedimiento administrativo, haciendo énfasis en la importancia de garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad del expediente. En la nueva norma se elimina la exigencia de tener un índice electrónico firmado digitalmente, el cual se pedía para garantizar la integridad del expediente.

RECEPCIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 

Para la recepción de documentos electrónicos dentro de una actuación administrativa, la norma indica que las autoridades deberán contar con un registro electrónico.

1. Llevar un estricto control y relación de los documentos electrónicos enviados y recibidos en los sistemas de información a través de los diversos canales, incluyendo la fecha y hora de recepción. Control de los mensajes recibidos y enviados.

2. Mantener los sistemas de información con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información de los datos y en general de seguridad digital. Se habla tanto de la casilla de correo electrónico de la entidad como de todos los sistemas de información de comunicaciones.

3. Emitir y enviar un mensaje acusando el recibo o salida de las comunicaciones, indicando la fecha y el número de radicado. Se incluyen las comunicaciones recibidas y las de salida, lo cual antes no era exigido.

El uso de las TIC en la administración pública, depende de la implementación de la Política de Gobierno Digital y en concreto del eje transversal: los Servicios Ciudadanos Digitales. Las normas ya habilitan el uso de las TIC, ahora debemos masificar su uso.

Héctor José García
Director Observatorio Gobierno y TIC U. Javeriana
Presidente Camerfirma Colombia www.camerfirma.com.co

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