Lejos de ser un lujo, los eventos de una empresa pueden ser una plataforma para estrechar la relación con sus grupos de interés. Sin embargo, la realidad está llena de ejemplos en los que el esfuerzo se realizó en vano e, incluso, logró el efecto contrario al esperado.
Por esta razón, Portafolio consultó a varios expertos en la materia, quienes dieron sus recomendaciones para optimizar estas inversiones, bien sea con fines sociales (como fiestas), académicos (capacitaciones para los colaboradores) o comerciales (como lanzamientos de productos o servicios).
1. Parta de un objetivo: Para lograr el éxito, el primer paso es definir cuál es la necesidad de la empresa al realizar el evento, pues eso le ayudará a determinar qué tipo de evento es el más adecuado. “Si usted organiza un seminario de motivación pero lo que realmente necesita es uno de organización del tiempo perdió la plata”, sentencia Gloria Vega, de Do it Colombia.
2. Tenga un presupuesto: En materia de eventos todo es posible, por lo que es importante fijar desde el principio el monto de recursos que se destinarán y organizarlos en nivel de prioridad. Recuerde que los pequeños gastos son los que pueden desbalancearlo.
3. Escoja a un buen proveedor: Una buena idea no es nada sin una ejecución limpia, por lo que contratar a un buen aliado podría marcar la preferencia entre el éxito y el fracaso. En este sentido, Vega resalta la relevancia de no convertir al precio en el criterio de selección y enfocarse en las referencias, experiencia y evaluación presencial del contratado.
4. Conozca a su ‘target’: Pese a que tenga un mensaje claro, la forma de transmitirlo es diferente para cada público objetivo, por lo que si quiere satisfacer las expectativas de los asistentes deberá conocerlos para enfocar mejor la comunicación.
5. No descuide los detalles: Aspectos como la fecha, si coincide con otros eventos, el lugar donde lo realiza, la alimentación que brinda y la facilidad para registrarse son cruciales a la hora de ofrecer una experiencia agradable, permitir que los asistentes se concentren en las actividades que usted ha planeado y lograr su objetivo, por lo que es vital tenerlos en cuenta. “Si se trata de un cóctel, inauguración o presentación de imagen se aconseja que sean los días miércoles o jueves después de las seis de la tarde para que la gente pueda planear mejor su agenda y así podrá tener mayor convocatoria”, señala Angélica Castilla, gerente de field marketing de Schneider Electric para la región Andina.
6. Aproveche las oportunidades: Para maximizar el impacto de su inversión, puede convertir a los eventos sociales en espacios para fortalecer el nexo de la compañía con sus grupos de interés desde diferentes perspectivas. “Antes las fiestas de fin de año, por ejemplo, se trataban de lechona y aguardiente, y quedaban más cosas negativas que positivas. Ahora se canaliza la información de lo que va a pasar el siguiente año, se vinculan empresas de coaching y actividades que fortalecen el trabajo de equipo, luego de lo que viene la parte social y lúdica”, ejemplifica Andrés Vargas, director ejecutivo de la Asociación Colombiana de BTL (ACBTL).
7. Sea creativo: El ingenio puede ser su mejor aliado para potencializar el impacto de su reunión. Desde herramientas tecnológicas para facilitar la interacción entre los asistentes hasta los formatos en los que se presenta la información, existen numerosos aspectos que puede reinventar. “Se hacen muchos eventos en todas partes y de todo tipo. La magia es crear experiencias novedosas que involucren todos los sentidos”, subraya Mauricio Gonzalez, gerente de MGZ Consulting.
8. Estimule el ‘networking’: Generar mecanismos que faciliten que los asistentes interactúen y se conozcan entre sí creará una dinámica provechosa tanto para los asistentes como para la empresa.
9. Realice un informe final: Un documento donde consigne la experiencia, los objetivos, los logros, los comentarios de los asistentes y los aspectos que usted considera que se deben mejorar podrán ayudarle a ser más efectivo en eventos futuros.
10. Utilice redes sociales: Actualmente, numerosas empresas toman fotos y videos del evento, las conferencias que en él ocurren y declaraciones de los asistentes para compartirlos con sus seguidores. Dependiendo del sector al que pertenezca y su público objetivo esto podría ayudarlo a multiplicar el impacto de su inversión.
LAS FALLAS MÁS COMUNES EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN
Si bien es cierto que la sabiduría popular resalta que “errar es de humanos”, hay una serie de faltas que se cometen comúnmente, lo que representa un desperdicio de tiempo, esfuerzo y dinero para la organización y sus colaboradores.
1. No tener claro por qué necesita el evento: hacer una reunión sin un objetivo específico es el primer paso para perder la inversión. Aunque tenga buenas ideas y proveedores, finalmente la empresa es la única responsable de alcanzar sus propios objetivos.
2. No dar la importancia necesaria: Pensar que este es simplemente “un evento más” o dejar todo para última hora es el primer paso para causar una mala impresión y, probablemente, el efecto contrario al deseado.
3. Elegir proveedores sin experiencia: No solo pueden cometer equivocaciones que serían costosos para la compañía. Además, su falta de conocimiento podría hacer que su inversión no alcance todo su potencial.
4. Descuidar la ecuación costo/beneficio: Aunque el precio no debe ser el primer criterio de selección, es importante evaluar varios proveedores antes de elegir uno. Tenga presente que “ostentoso” no es sinónimo de “exitoso” y que puede alcanzar grandes objetivos con un presupuesto modesto y mucha creatividad. Eso sí, tampoco peque por defecto.
5. Determinar la fecha y el día de forma aleatoria: El nivel de su convocatoria depende mucho del tiempo con el que los invitados cuenten para asistir. Si lo programa en un momento de mucho ajetreo (como un lunes) o uno que se asocia a espacios personales (como un viernes) es posible que las personas decidan no acompañarlo.
6. No hacer la divulgación adecuada: Bien sea un tema privado o abierto a asistentes externos, las personas deben saber que pueden asistir y usted quiere que lo hagan por lo que los medios de comunicación internos o externos son claves para la convocatoria.
7. Desestimar la asistencia: En Latinoamérica, muchas personas no confirman antes de ir a un evento por lo que es importante prepararse en caso de que los asistentes superen el número previsto.
8. Obviar la logística: Parte de la experiencia para los asistentes es lograr que todo esté perfectamente coordinado. La improvisación es la peor enemiga de las buenas impresiones.
9. Descuidar la seguridad y la higiene: Aspectos como verificar buen estado de los equipos, los alimentos y las instalaciones le han causado dolores de cabeza a más de un empresario.
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