Cinco trámites que su empresa debe realizar antes de cerrar el año

Desde el pago de la prima de servicios, hasta la renovación de la matrícula mercantil, son clave para iniciar el próximo año con pie derecho.  

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Estos trámites permiten el normal funcionamiento de las compañías colombianas.

Archivo particular

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Portafolio
noviembre 30 de 2019 - 11:09 a.m.
2019-11-30

Empieza la cuenta regresiva para finalizar el 2019 y muchas empresas en Colombia ya comienzan a cerrar su ciclo laboral del año. Esto se traduce en la realización y planeación de trámites como las cesantías, primas de los trabajadores, entre otros, que permiten el buen desarrollo funcional de las compañías.

Sin embargo, estos temas también se han convertido en un dolor de cabeza para muchas organizaciones en el país, especialmente aquellas que se encuentran en su etapa inicial, dado que algunas en su afán de generar ingresos olvidan ciertas formalidades que le pueden evitar problemas a futuro.

Para Juan Sebastián Sánchez, abogado de Deleyes.com, plataforma digital de servicios legales en Colombia, este fenómeno se presenta por la alta competitividad que existe en los diferentes mercados, que obliga a actuar con rapidez. Según el experto, “es normal que las empresas en etapas tempranas tengan premura de incrementar sus ventas y hacer crecer sus negocios, pero esto no puede convertirse en un arma de doble filo que a futuro represente problemas legales y posibles sanciones por parte de las autoridades. Tener en cuenta estos trámites permite crecer gradualmente en una esfera de legalidad, evitando riesgos innecesarios y contingencias económicas no previstas”.

Por ello, la recomendación para las empresas en esta temporada es tener en regla los siguientes trámites que le permitirán cerrar el año de manera exitosa y empezar el 2020 sin ningún contratiempo:

1
Renovación de matrícula mercantil

Una de las diligencias a tener en cuenta es la renovación de la matrícula mercantil de suu empresa y/o establecimiento de comercio a más tardar el 31 de marzo de 2020. Para realizar este trámite es necesario que tenga la información financiera antes del 31 de diciembre del 2019, diligencie algunos formularios y pague la tasa correspondiente a la renovación en las sedes de la Cámara de Comercio.

Hacerlo no es una opción, es una obligación de todos aquellos que desarrollen actividades de comercio en el país.
2
Realización de asamblea ordinaria y su respectiva acta

Todas las empresas deben realizar una reunión ordinaria de accionistas en la fecha en la que se señale en los estatutos de la sociedad. Hay que tener en cuenta que la realización de ésta en ningún caso podrá exceder los tres primeros meses del año, es decir, después del 31 de marzo de cada año.

En esta reunión se deberá analizar la situación de la sociedad, elegir a los administradores, estudiar los balances y cuentas, establecer decisiones en relación con la distribución de utilidades y los temas Pendientes a dar cumplimiento al objeto de la sociedad. Es muy importante que aquellas personas que desempeñan el cargo de representante legal de una sociedad cumplan con esto, ya que de ello depende en gran medida su gestión como administradores y comprometen su responsabilidad en caso de no hacerlo.
3
Implementación de la factura electrónica

Es necesario que las empresas para el año 2020 comiencen a facturar electrónicamente. Este mecanismo facilitará la identificación del fraude y de información errónea, aumentará la eficiencia y la seguridad de las transacciones. Para ese propósito, la empresa debe contar con una herramienta de apoyo tecnológico y realizar la habilitación como facturador electrónico.
4
Pago de cesantías

Todo empleador tiene la obligación de liquidar las cesantías con corte a 31 de diciembre y consignarlas a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. Este es un trámite que establece la ley en la que todo empleador de manera obligatoria deberá pagar un mes de salario por cada año de servicios prestados o la proporción que laboró el trabajador a 31 de diciembre.

Estas cesantías se deben consignar en el fondo que el empleado eligió a más tardar el 14 de febrero de cada año.
5
Pago de prima de servicios

Al finalizar el año, los empleadores deberán pagar a los trabajadores una prima de servicios que corresponde a la mitad del salario de un trabajador o en su defecto una proporción del tiempo laborado por el empleado. La fecha límite del pago de esta prima es el 20 de diciembre, según lo estipula la ley.
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