Oficinas se unen a la iniciativa de cero papel para ahorrar

La estrategia de reemplazar el soporte físico por medios electrónicos es una directiva presidencial.

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septiembre 30 de 2012 - 08:28 p.m.
2012-09-30

La manipulación de papel, las impresiones y los extensos archivos físicos que van quitando espacio en las oficinas son prácticas que van quedando en el pasado.

Ahora, las compañías se la juegan a fondo para aprovechar al máximo las nuevas tecnologías y los medios electrónicos para que el flujo de documentos se mueva por la red.

Es más, desde el Gobierno, a través de disposiciones legales, se ha dado un impulso a la estrategia de Cero Papel, la cual debe estar caminando al ciento por ciento en 250 entidades del Estado en abril del próximo año.

Cifras oficiales muestran cómo, en el caso de 809.000 servidores públicos, el consumo anual de papel alcanza las 20 millones de toneladas, lo que representa 4,4 billones de hojas.

Se estima que el 35 por ciento de las impresiones se desechan casi de inmediato, lo que implica un gasto diario cercano a los 631 millones de pesos.

Los expertos en el tema reconocen que son las entidades públicas las más avanzadas en el Cero Papel y dicen que un empujón fuerte a que se extienda lo da la directiva presidencial de abril de este año, en la que se ordena la promoción del Cero Papel en la gestión interna y de cara al público.

A AHORRAR SE DIJO

Un ejemplo de cuánto se puede ahorrar en uso de papel lo da justamente una entidad pública.

Erick Rincón, gerente general de Certicámara, entidad de las cámaras de comercio dedicada a promover esta cultura y a asesorar empresas en su puesta en marcha, explica que la entidad en cuestión, cuyo nombre prefiere omitir, gastaba cada año 1.200 millones de pesos en los procesos físicos de recibir los reportes que debían presentarle.

Recibir los documentos, desengraparlos, ordenarlos, clasificarlos, entre otros, eran parte de un proceso en el que se gastaba mucho tiempo y dinero.

Ahora, la digitalización le permite ahorrar las dos cosas, pues ahora el gasto en eso no excede los 400 millones de pesos.

“Certicámaras provee diferentes soluciones de seguridad en medios electrónicos. Ofrecemos también nuevos mecanismos de autenticación como firmas electrónicas certificadas”, dice, y aclara que este será el tema con el que participará en el Congreso de Segurinfo.

Por su parte, Eliana Salgado, directora de mercadeo y directora de formación de medios de ChannelPlanet, empresa proveedora de información estratégica para el sector empresarial, explica que antes las empresas escaneaban los documentos que normalmente imprimían y ahora están tratando de que sus documentos sean más digitales.

“No sabemos si se va a eliminar algún día el papel, pero lo importante es aprender a usar lo indispensable en las organizaciones, automatizar ciertos procesos”, expresa.

Rincón destaca que al sector privado todavía le falta aprovechar todas las herramientas en el marco de la estrategia Cero Papel, que tiene como principal propósito “racionalizar la actividad al interior de una entidad, usando tecnologías de la información para que no se tenga que depender del soporte físico”.

EL CASO DE BANCOLOMBIA

Eliana Salgado cita el caso de Bancolombia que desde hace cuatro años ha puesto en marcha un plan para reducir las impresiones. Tenían entre ocho y nueve millones de documentos al mes y ahora están entre 5,5 y seis millones al mes, lo que muestra un ahorro significativo en términos económicos, de productividad y de impacto medio ambiental.

“Cuando un documento nace electrónico y transita así en la organización para compartirlo y comentarlo se hace un ahorro importante”, afirma Salgado.

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