Planes de contingencia, claves para superar la crisis y reinventarse

Las organizaciones deben tener certeza de cómo verificar la información que llega del virus y definir la afectación de forma inmediata o corto plazo. 

Era digital

Empresas e industrias comienzan a revisar o diseñar planes de contingencia como una estrategia para mitigar el impacto de las interrupciones y afectaciones que se están generando. 

Archivo particular

POR:
Portafolio
mayo 16 de 2020 - 05:25 p. m.
2020-05-16

La aparición del nuevo coronavirus, que obligó a una declaratoria mundial de pandemia, ha forzado al mundo de los negocios y organizaciones a cambiar muchos de sus procesos por los impactos significativos que se están generando especialmente en temas presupuestales, operacionales, planes de marketing y crecimiento. Sin embargo, muchas empresas e industrias comienzan a revisar o diseñar planes de contingencia como una estrategia para mitigar el impacto de las interrupciones y afectaciones que se están generando, ya que estos planes permitan tomar decisiones rápidas, aumentar la confianza y reducir el impacto por el cambio de objetivos.

(¿Qué efecto tendrá el coronavirus en las empresas colombianas?). 

Todavía no se cuenta con toda la información para determinar la gravedad de esta crisis y sus implicaciones en el mediano y largo plazo, pero las organizaciones pueden generar una serie de acciones para mejorar la situación. En la encuesta del año 2019 de Crisis Global realizada por PWC, se evidencio que en momentos de crisis hay empresas que se fortalecen e incrementan sus ingresos, mientras que otras fallan. La diferencia se puede generar por contar con planes de contingencia que consideran el día a día y el futuro, asignando recursos exclusivos para la crisis (meses) y la recuperación (en años) y diseñando escenarios como insumo para crear planes independientes a la crisis que les permitirá ser más fuertes y sostenibles.

(Efectos del coronavirus en el sector energético y el medio ambiente). 


En este contexto, los planes de contingencia se están convirtiendo en una de las herramientas más utilizadas al poder mitigar y/o generar acciones eficientes frente a los cambios que se generan por la interrupción o nuevos protocolos que se deben adoptar, uno de los elementos vitales es la comunicación con los clientes internos y externos que permita contar con la claridad de cómo se esta gestionando el negocio, los cambios que se van a generar y como se mantendrán las interrelaciones.

Para ello, las organizaciones deben tener certeza de cómo verificar la información que llega del virus y definir como la afecta de forma inmediata y/o corto plazo, qué datos requiere saber y donde se tienen vacíos, como continuar el negocio a través del rediseño de procesos que reduzcan el riesgo para la salud de sus empleados y clientes, cómo se podrían reducir los riesgos financieros a los que se está enfrentando, entre otros. En respuesta a estos interrogantes y la situación que se esta viviendo, muchas compañías están diseñando y/o adaptando rápidamente sus planes de contingencia para poder superar la crisis y responder rápidamente a los nuevos retos. Sin embargo, muchas empresas comienzan desde cero y requieren de una orientación efectiva para poder contar con un plan de contingencia efectivo que le permita analizar el negocio desde todos los frentes, priorizar acciones, definir asignación de recursos y garantizar su viabilidad con estrategias innovadoras que respondan a los nuevos desafíos.

Los elementos centrales que permiten desarrollar e implementar un plan de contingencia requieren: i. Crear un equipo de crisis con la supervisión de la alta dirección, cohesión interna entre equipos inter-funcionales, con una selección donde prime la experiencia, competencia y capacitación para obtener los resultados esperados, que puedan realizar el monitoreo a toda la organización y formular los planes y acciones que requiere la compañía para superar la crisis; ii. Definir hechos y evidencias para monitorear el negocio a partir de datos e indicadores confiables que permitan generar confianza y comunicación efectiva en todos los niveles, poder planificar en la crisis, explorar diferentes escenarios con sus respectivas afectaciones en el corto, mediano y largo plazo con el fin de tomar decisiones con la mejor información disponible y iii. Fomentar la colaboración interna y externa, donde es fundamental el papel de tres equipos principales: relaciones públicas y comunicaciones que son los responsables de desarrollar y entregar los mensajes y la estrategia tanto a nivel interno como externo, equipos legales y de regulación, su función es comprender la exposición al riesgo y asesorar la respuesta ante la situación y el equipo de respuesta operativa que gestionan el resto y establecen la información clave para monitorear el negocio estos tres equipos deben trabajar de forma sincronizada con la alta dirección para dar una respuesta efectiva ante la crisis.

Estos elementos evidencian la importancia de que las organizaciones puedan ser precisos en los hechos internos y externos que suceden a su alrededor, a través de datos e indicadores que puedan soportar el plan y la estrategia a implementar, a partir de la valoración del nivel de riesgo y vulnerabilidad, que le permita desarrollar un sistema efectivo de riesgos y contingencias para el negocio basado en las personas (salud, seguridad y bienestar de los trabajadores y sus familias), los procesos (repensar y analizar mejoras y ajustes en las operaciones empresariales), las utilidades (garantizar la generación de ingresos) y la cadena de valor (las interrelaciones del negocio con sus proveedores, clientes y grupos de interés), lo cual permitirá asumir la crisis, poder salir más fortalecidos y un aparato productivo innovador con compromiso social y de desarrollo del país.

Clara Inés Pardo Martínez, Post-doctora
Profesora de la Escuela de Administración de la Rosario GSB y del Centro de Estudios para la Competitividad Regional – Score de la Universidad del Rosario


Recomendados

  • TENDENCIAS
  • NEGOCIOS
  • MIS FINANZAS
  • OPINIÓN
Siga bajando para encontrar más contenido